Бывают ситуации, когда приходится отправлять сообщения группе людей. Для того чтобы не добавлять каждый раз одних и тех же людей в список получателей в Outlook есть возможность автоматизировать данный процесс.
Теперь переходим непосредственно к созданию группы контактов. Открыв Outlook 2010, выбираем представление «Контакты » и жмем на «Главная ». Выбираем пункт «Создать группу контактов » (рис.1)
В поле «Имя » вводим название группы, к которой будем применять автоматическую рассылку и выбираем пункт «Добавить участников ».
Выбираем способ, с помощью которого будем добавлять участников Группы контактов : из контактов Outlook, из имеющейся адресной книги, путем создания нового контакта. В нашем примере это добавление контактов из Outlook.
В открывшемся окне выделяем контакт, который хотим добавить в Группу контактов и жмем на «Участники ». После чего не забываем нажать на «Сохранить и закрыть » (рис.2).
Проверяем правильность наших действий. Создаем новое сообщение. В поле «Кому… » пишем имя созданной нами Группы контактов . Если необходимо убрать из списка рассылки некоторые контакты, то в поле «Кому… » сообщения щелкните значок «плюс» (+) рядом с именем списка рассылки, чтобы увидеть его содержимое, а потом удалите имена людей, которым не нужно посылать сообщение (рис.3).
При переписке по электронной почте удобно ставить в копии всех людей, заинтересованных в ознакомление с перепиской, но не участвующих в ней. В таких случаях получатель письма увидит, что письмо пришло ему, а также увидит всех тех, кто стоит в копии письма.
Но что делать, когда вы не хотите дать понять контрагенту, что кто-то кроме него получает это письмо? В этом случае используйте поле «Скрытая копия». Создайте новое электронное письмо, перейдите на вкладку «Параметры » и выберите меню «Показать получателей скрытой копии » (Рис. 1).
Введите адрес и отправьте письмо получателю.
Кроме одиночных контактов в папке можно размещать списки рассылки, которые являются группами контактов. Предположим, у вас есть четыре заместителя и большинство директив приходится рассылать всем четырем. Чтобы облегчить свою работу, подготовьте список рассылки и включите в него контакты заместителей. После этого при отправке очередной директивы не нужно будет последовательно указывать адреса всех четырех человек, достаточно выбрать соответствующий список рассылки. Для добавления списка выполните следующие шаги.
1. В раскрывающемся списке кнопки Создать выберите команду Создать список рассылки .
Примечание В Outlook XP имеется возможность объединять несколько контактов в списке рассылки, который, в свою очередь, может использоваться в операциях как одновременный контакт с несколькими людьми.
Рис. 20.7. Добавление адресов в список рассылки Outlook
2. В поле Имя введите название Четыре электронных адреса.
3. Щелкните на кнопке Выберите членов .
4. В списке Источник адресов окна добавления адресов, показанного на рис. 20.7, выберите пункт Контакты.
Примечание Адреса для списка рассылки можно выбирать не только из папки контактов, но также из адресной книги Windows и из других адресных справочников, зарегистрированных в Outlook.
5. В левом списке окна выделите строку Александр Петров (Эл. почта).
6. Щелкните на кнопке Члены .
7. Повторяя шаги 5 и 6, добавьте в список рассылки электронные адреса двух других людей.
8. Щёлкните на кнопке ОК .
10. В открывшемся окне диалога Добавление новой записи в поле Краткое имя введите Сергей Николаев. В поле Адрес электронной почты напечатайте электронный адрес. Установите флажок Добавить контакт , чтобы новый адрес автоматически был добавлен в папку контактов Outlook. Затем щелкните на кнопке ОК . Теперь окно списка рассылки будет выглядеть так, как показано на рис. 20.8.
Примечание Чтобы удалить адрес из списка рассылки, выделите строку с этим адресом и щелкните на кнопке Удалить .
Если у вас установлен Kutools for Outlook, вы можете быстро разбить контактную группу на свои фантастические Разделить контактную группу
в Outlook.
Нажмите для бесплатной пробной версии 60-дня без ограничений!
Удалить участников
Если вы хотите удалить участников из группы, выберите участников, которые хотите удалить, а затем нажмите Удалить участник
в Пользователи Сообщества
группа под Контактная группа
Tab.
Внимание
: В Outlook 2007 вы можете добавить новых участников, нажав Выберите участников
or Добавить новый
под Список рассылки
Вкладка. Смотрите скриншот:
На сегодняшний день рассылка email-сообщений является одним из наиболее современных и эффективных методов взаимодействия с уже существующими и потенциальными клиентами любой компании. Одним из доступных и менее затратных способов e-mail-рассылки является программа Outlook. Рассмотрим схему действий для создания списка рассылки в Outlook 2003, 2007 и 2010. В принципе, процесс схожий, но есть и отличия.
Если речь идет о массовых e-mail-рассылках с большим количеством адресатов, то существуют не менее результативные способы. Например, можно установить специализированную программу для e-mail-рассылки или обратиться в сервис e-mail маркетинга. Выбор программ и сервисов на сегодняшний день разнообразен, как по ценовым, так и по функциональным характеристикам.
