Я описал процесс создания простого шаблона с использованием функциональных кнопок панели инструментов ФОРМЫ .
Думаю, стоит подробнее рассказать об этой панели и о кнопках, находящихся на ней. Я постараюсь сообщить только самые необходимые сведения, не углубляясь в детали.
Панель инструментов Формы (Forms) по умолчанию скрыта от пользователя, как и многие другие панели. Чтобы вызвать ее, следует щелкнуть правой кнопкой мыши на свободном месте в области панелей инструментов и из появившегося списка выбрать Формы (Forms). Есть и другой способ: в меню Вид (View) выберите команду Панели инструментов (Toolbars) и в раскрывшемся списке доступных панелей найдите и кликните по панели Формы (Forms).
На этом скриншоте я обозначил те кнопки, о которых дальше пойдет речь.
1. Текстовое поле . Эта кнопка служит для вставки в шаблон документа текстовых полей различного типа. Это может быть собственно сам текст, число, дата, время или поле формул (вычисления).
По умолчанию щелчок по этой кнопке приводит к вставке в шаблон текстового поля типа Обычный текст (Regular text), то есть любые текстовые данные (текст, цифры, пробелы, символы). Для того, чтобы изменить тип поля, необходимо либо дважды щелкнуть на самом поле, либо щелкнуть на кнопке Параметры поля формы (Form Field Options). Откроется диалоговое окно, как на скриншоте:
В поле Текст по умолчанию (Default Text) вы можете ввести образец текста, чтобы пользователь смог сразу же понять, что именно ему следует вводить в это поле.
Поле Максимальная длина (Maximum length) позволяет ограничить количество вводимых пользователем символов.
Поле Формат текста (Text format) предлагает установить определенное форматирование вводимого текста.
Очень важно не забыть установить галочку в опции разрешить изменения (Fill-in Enabled), если предполагается вводить или изменять данные в этом поле.
И было бы неплохо, если бы пользователь при выделении или введении данных в текстовое поле мог получить подсказку: для чего служит и что вводить в это поле. Отчасти эту задачу решает Справка для текстового поля. Правда реализация такой подсказки довольно неудобна и не очевидна для пользователя. Не каждый смотрит в строку состояния (внизу) или догадается нажать клавишу F1 .
В диалоговом окне внизу вы можете видеть кнопку Текст справки (Add Help Text). Нажав на нее, вы увидите другое диалоговое окно:
Здесь вы можете ввести ваш текст справки, который будет отображаться для пользователя в строке состояния и/или по нажатию клавиши F1 .
Как я уже говорил выше, вы можете вместо текста выбрать иной тип данных: число, дату, время или формулу. Все это доступно в раскрывающемся списке Тип (Type).
Вы можете спросить, а чем тип поля Обычный текст отличается от типа поля Числа? Ведь оба типа позволяют вводить цифры.
Это так. Но тип поля Числа допускает ввод только цифр. ш вы можете выбрать специальный формат вводимого вами числа, например, денежный формат.
2. Флажок . Элемент Флажок (Check Box Form Field) используется в основном для всякого рода анкет, бланков, где требуется отмечать галочкой соответствующие опции. Для этого поля также доступны различные параметры по щелчку на кнопке Параметры поля формы (Form Field Options).
3. Поле со списком . Вставка Поля со списком (Drop-Down Form Field) позволяет пользователю выбирать какие-либо данные (заранее введенные вами) из раскрывающегося списка. Чтобы ввести эти данные, необходимо либо дважды щелкнуть по полю или щелкнуть на кнопке Параметры поля формы (Form Field Options), что приведет к открытию диалогового окна с доступными опциями для этого поля.
4. Нарисовать таблицу и Добавить таблицу . Эти кнопки по своему назначению аналогичны одноименным командам в меню Таблица (Table). На панели инструментов ФОРМЫ эти кнопки находятся для удобства пользователя, если необходимо поля формы вставлять в ячейки таблицы.
5. Добавить рамку . Эта кнопка позволяет вставить в ваш шаблон документа рамку. Рамка обычно выглядит как отдельный блок на странице. Он может обтекаться текстом со всех сторон или располагаться сбоку от текста. Это своеобразный контейнер для текста или для тех же полей.
6. Затенение полей формы . Затенение полей формы (светло-серым фоном) позволяет легко находить на экране поля, которые требуется заполнить. При печати оно не отображается.
7. Очистить поле формы . При нажатии на эту кнопку происходит очистка (удаление) всех введенных данных в полях формы.
8. Защита формы . После того, как вы создали свой шаблон документа, вам необходимо оградить неизменяемые данные в документе от случайного изменения или удаления и запретить пользователю вносить любые изменения в документ, кроме вставки данных в определенные поля. Для этих целей и служит эта специальная кнопка - Защита формы (Protect Form). Щелкните на ней. C этого момента при создании документа на базе этого шаблона пользователь сможет вводить данные только в затененные текстовые поля.
Поля страницы в документе MS Word — это пустое пространство, расположенное по краям листа. Текстовое и графическое содержимое, а также прочие элементы (к примеру, таблицы и диаграммы) вставляются в область печати, которая располагается внутри полей. С изменением полей страницы в документе на каждой его странице изменяется и та область, в которой содержится текст и любое другое содержимое.
Чтобы изменить размеры полей в Ворде можно просто выбрать один из вариантов, доступных в программе по умолчанию. Также, можно создавать собственные поля и добавлять их в коллекцию, делая доступными для дальнейшего использования.
1. Перейдите во вкладку “Макет” (в более старых версиях программы этот раздел называется “Разметка страницы” ).
2. В группе “Параметры страницы” нажмите на кнопку “Поля” .
3. В развернувшемся списке выберите один из предложенных размеров полей.
Примечание: Если в текстовом документе, с которым вы работаете, содержится несколько разделов, выбранный вами размер полей будет применен исключительно к текущему разделу. Чтобы изменить размеры полей в нескольких или во всех разделах сразу, выделите их перед тем, как выбирать подходящий шаблон из арсенала MS Word.
Если вы хотите изменить поля страницы, которые установлены по умолчанию, выберите из доступного набора те, которые вам подходят, а затем в меню кнопки “Поля” выберите последний пункт — “Настраиваемые поля” .
В развернувшемся диалоговом окне выберите параметр “По умолчанию” , нажав на соответствующую кнопку, расположенную слева снизу.
1. Во вкладке “Макет” нажмите на кнопку “Поля” , расположенную в группе “Параметры страницы” .
2. В появившемся меню, где будет отображена коллекция доступных полей, выберите “Настраиваемые поля” .
3. Появится диалоговое окно “Параметры страницы” , в котором можно задать необходимые параметры размера полей.
1. Если вы хотите изменить поля по умолчанию, то есть, те, которые будут применены ко всем создаваемым в Ворде документам, после выбора (или изменения) необходимых параметров снова нажмите кнопку “Поля” после чего в развернувшемся меню выберите “Настраиваемые поля” . В открывшемся диалоговом окне нажмите “По умолчанию” .
Внесенные вами изменения будут сохранены в качестве шаблона, на котором и будет базироваться документ. Это значит, что каждый созданный вами документ будет основан на данном шаблоне и иметь заданные вами размеры полей.
2. Для того, чтобы изменить размеры полей в части документа, выделите необходимый фрагмент с помощью мышки, откройте диалоговое окно “Параметры страницы” (описано выше) и введите необходимые значения. В поле “Применить” в разворачивающемся окошке выберите “К выделенному тексту” .
Примечание: Данное действие добавит автоматические разрывы разделов перед и после выделенного вами фрагмента. Если же документ уже был разбит на разделы, выделите нужные разделы или просто выберите тот, что вам нужен, и измените параметры его полей.
3. Большинство современных принтеров для корректной печати текстового документа нуждаются в определенных параметрах полей страницы, так как печатать до самого края листа они не могут. Если же вы установите слишком маленькие поля и попытаетесь распечатать документ или его часть, появится уведомление следующего содержания:
“Одно или несколько полей находятся вне области печати”
Чтобы исключить нежелательную обрезку краев, нажмите в появившемся предупреждение на кнопку “Исправить” — это позволит автоматически увеличить ширину полей. Если же вы проигнорируете это сообщение, при повторной попытке печати оно появится снова.
Примечание: Минимальные размеры допустимых полей для печати документа, в первую очередь, зависят от используемого принтера, размера бумаги и установленного на ПК сопутствующего ПО. С более детальной информацией вы можете ознакомиться в руководстве к своему принтеру.
Для двусторонней печати текстового документа (к примеру, журнала или книги), необходимо настроить поля четных и нечетных страниц. В данном случае рекомендовано использовать параметр “Зеркальные поля” , выбрать который можно в меню “Поля” , расположенном в группе “Параметры страницы” .
При установке зеркальных полей для документа поля левой страницы зеркально отражают поля правой, то есть, внутренние и внешние поля таких страниц становятся одинаковыми.
Примечание: Если вы хотите изменить параметры зеркальных полей, выберите “Настраиваемые поля” в меню кнопки “Поля” , и задайте необходимые параметры “Внутри” и “Снаружи” .
Документы, к которым после печати будет добавлен переплет (к примеру, брошюры), нуждаются в дополнительном пространстве на боковых, верхних или внутренних полях страницы. Именно эти места и будут использованы для переплета и являются гарантом того, что текстовое содержимое документа будет видимым и после его брошюровки.
1. Перейдите во вкладку “Макет” и нажмите на кнопку “Поля” , которая расположена в группе “Параметры страницы” .
2. В появившемся меню выберите пункт “Настраиваемые поля” .
3. Задайте необходимые параметры для переплета, указав его размер в соответствующем поле.
4. Выберите положение переплета: “Сверху” или “Слева” .
Примечание: Если в документе, с которым вы работаете, выбран один из следующих параметров полей — “Две страницы на листе” , “Брошюра” , “Зеркальные поля” , — поле “Положение переплета” в окне “Параметры страницы” будет недоступным, так как данный параметр в данном случае определяется автоматически.
В MS Word можно включить отображение в текстовом документе линии, которая соответствует границе текста.
1. Нажмите кнопку “Файл” и выберите там пункт “Параметры” .
2. Перейдите в раздел “Дополнительно” и установите галочку напротив пункта “Показывать границы текста” (группа “Показывать содержимое документа” ).
3. Поля страницы в документе будут отображены пунктирными линиями.
Примечание: Вы также можете просмотреть поля страницы в режиме просмотра документа “Разметка страницы” и/или “Веб-документ” (вкладка “Вид” , группа “Режимы” ). На печать отображаемые границы текста при этом не выводятся.
Убирать поля страниц в текстовом документе MS Word крайне не рекомендовано, как минимум, по двум причинам:
И все же, если вам понадобилось полностью убрать поля в текстовом документе, сделать это можно точно так же, как и настроить любые другие параметры (задать значения) для полей.
1. Во вкладке “Макет” нажмите кнопку “Поля” (группа “Параметры страницы” ) и выберите пункт “Настраиваемые поля” .
2. В открывшемся диалоговом окне “Параметры страницы” задайте минимальные значения для верхних/нижних, левых/правых (внутри/снаружи) полей, например, 0,1 см .
3. После того, как вы нажмете “ОК” и начнете писать в документе текст или вставите его, он будет расположен от края до края, от верха до низа листа.
На этом все, теперь вы знаете, как сделать, изменить и настроить поля в Ворде 2010 — 2016. Инструкция, описанная в этой статье, точно так же будет применима и к более ранним версиям программы от Майкрософт. Желаем вам высокой продуктивности в работе и достижения поставленных целей в обучении.
Цель: Word 2010-2013. Формирование навыков создания электронных форм, работы с шаблонами и полями. Закрепление навыков по использованию процедуры слияния.
Теория. В повседневной жизни мы встречаемся с ситуацией, когда нам выдают некий бланк документа, в котором мы должны заполнить вручную определённые области. Это может быть бланк заявления, квитанции, заявки. После заполнения информация с бланков документов будет повторно вводиться в компьютер и обрабатываться по заданному алгоритму. Современные приложения позволяют обойти необходимость ручного заполнения бланков документов и повторный ввод заполненной информации.
В MS WORD есть возможность создания электронной формы. Электронная форма — это структурированный документ, содержащий заполненные графы (области, поля) с постоянной информацией и некоторые области (поля формы), в которые пользователь будет вводить переменную информацию.
Таким образом, форма состоит из постоянных областей и полей, подлежащих заполнению. В постоянных областях, при необходимости, можно разместить данные в графическом, текстовом, табличном виде. Обычно сама форма имеет вид таблицы. Форму можно создавать на основе ранее разработанного шаблона. В шаблоне можно разместить поля для ввода информации, указать их тип, выбрать элемент управления , который будет использоваться при вводе. Переменные области (поля) могут быть определены как текстовые поля, поля с раскрывающимися списками, флажки .
После создания формы: введения постоянной информации и выбора расположения и типа полей, необходимо установить защиту документа для устранения возможности изменения постоянной информации электронного документа. Только после установки защиты можно заполнять поля формы.
Задание : Создайте электронную форму заявки на участие в студенческой научной конференции согласно образцу заявки .
Образец заявки на участие в студенческой научной конференции
Для создания формы выполните следующую последовательность действий:
5. Создаем таблицу, состоящую из 16 строк и 5 столбцов: переходим на вкладку Вставка , щёлкаем по кнопке Таблица , выбираем Вставить таблицу и указываем соответствующее количество строк и столбцов.
6. Согласно приведённому образцу объединяем и разбиваем ячейки, устанавливаем требуемую высоту строк, удаляем обрамление границ, вводим текст (наименование полей-постоянная информация ), устанавливаем параметры шрифта (по своему усмотрению).
Обратите внимание: затенённые области — это поля формы, куда будут вводиться конкретные значения полей — переменная информация (они должны быть размещены напротив наименования полей)!
7. Для того, чтобы ячейка таблицы воспринималась, как поле формы необходимо вставить элементы управления полем. При этом, поля могут быть разных типов. В нашем примере большинство полей предназначены для ввода текста (текстовые поля). Для ввода элемента управления текстовым полем:
Внимание! Если на ленте нет вкладки Разработчик , нажимаем кнопку OFFICE (или вкладку File) , выбираем Параметры WORD , в окне Параметры Word выбираем группу Основные, устанавливаем флажок Показать вкладку «Разработчик» на ленте.
8. Устанавливаем или изменяем параметры элементов управления содержимым текстового поля. Для этого:
9. Вставляем аналогичным образом поле Имя , Отчество , Город, Факультет, группа, Тема доклада, Секция № (наименование) .
10. Щёлкаем два раза по полю Город . Появится окно Параметры текстового поля . Вводим в поле Текст по умолчанию – Хабаровск .
11. Вставляем поле со списком ВУЗ. В окне Параметры поля со списком вводим — ДВИ филиал РАНХиГС в поле Элемент списка и нажимаем кнопку Добавить , вводим Пед.университет — нажимаем кнопку Добавить , вводим ТОГУ — нажимаем кнопку Добавить , перечисляем ещё ряд вузов города Хабаровска.
12. Вставляем текстовое поле Год рождения . Свойства поля: Тип — число, Максимальная длина -4, Формат числа – 0 .
13. Вставляем текстовое поле Дата приезда (в случае иногороднего участника конференции). Открываем окно Параметры текстового поля (двойным щелчком мыши по полю) и устанавливаем Тип – Дата, Формат даты – dd.MM.yyyy. Для ввода поясняющего текста нажимаем кнопку Текст справки , открываем вкладку Клавиша F1 , щёлкаем по флажку Текст справки и вводим текст: Укажите предполагаемую дату приезда (теперь, по нажатию клавиши F1, будет появляться введённый поясняющий текст.
14. Вставляем поле Дата оформления заявки. В окне Параметры текстового поля выбираем в поле Тип – Текущая дата , в поле Формат даты – dd.MM.yyyy.
15. Вставляем поле со списком Требуется ли гостиница. В окне Параметры поля со списком в поле Элемент списка вводим Да и нажимаем кнопку Добавить , вводим Нет в поле Элемент списка и нажимаем кнопку Добавить .
16. Поля вставлены, свойства определены. Следующий шаг – устанавливаем защиту на различные части формы для предотвращения удаления или редактирования определенного элемента управления или группы элементов управления, или защиты всей форму паролем.
17. Для защиты постоянной информации от редактирования необходимо защитить электронную форму. Для этого:
Внимание! Если кнопка Да, включить защиту будет неактивна, значит у вас включён Режим Конструктора. Нажмите на кнопку Режим Конструктора для выхода из указанного режима.
18 . Теперь документ позволяет вводить информацию в поля формы, но запрещает напрямую менять остальной текст.
19. В окне Включить защиту можно ввести пароль для защиты формы (в учебных целях вводить пароль не обязательно). Для ввода пароля заполните поле Новый пароль , а затем повторите его в поле Подтверждение пароля. Только пользователи, знающие пароль, смогут снять защиту и изменить форму.
20. Сохраняем шаблон Форма, в котором размещена структура формы в папке Эл_ФормаФамилия_студента и закрываем шаблон Форма . Обращаем внимание на то, что значок шаблона отличен от значка документа.
21. Следующим этапом является заполнение формы. Так как шаблон предназначен для многократного использования, необходимо открыть Документ на основе созданного шаблона Форма. Двойным щелчком по шаблону открываем Документ.
22. Снимаем защиту с Документа . При включённой защите последующие действия по заполнению полей выполнить будет невозможно. Заполняем поля формы произвольным содержанием.
При заполнении переход между полями защищенной формы осуществляется с помощью клавиш перемещения курсора, клавишей Tab , щелчком мыши, клавишами PageDown и PageUp . При вводе данных в поля формы проверка правописания не производится, автотекст не работает, автозамена возможна. При заполнении поля со списком в правой его части отображается значок раскрывающегося списка. Щелкните мышью по стрелке списка и выберите нужное значение.
23. Сохраняем заполненную форму с именем Моя_Форма в папке Эл_ФормаФамилия_студента .
Это вариант индивидуального (единичного) заполнения формы, но можно а втоматизировать процесс заполнения формы для получения группы документов путём использования процедуры Слияния .
24. Для этого создаём таблицу в текстовом процессоре WORD следующего вида:
25. Заполняем таблицу информацией о 4-х участниках студенческой научной конференции из разных вузов города.
26. Сохраняем файл с именем Список_Уч_Студ_Конф в папке Эл_ФормаФамилия_студента .
27. Открываем Документ на основе шаблона Форма (двойным щелчком по шаблону).
28. Снимаем защиту с Документа.
29. Выполняем слияние файла Документ с файлом Список_Уч_Студ_Конф .
30. Вставляем поля слияния Фамилия, Имя, Отчество Год рождения, Вуз, Факультет, группа.
31. Выполняем слияние в новый документ Форма1 , который помещаем в папку Эл_ФормаФамилия_студента .
32. Заполняем в форме пустующие поля.
33. Сохраняем произведённые изменения в файле Форма1 в папке Эл_ФормаФамилия_студента .
34. Отвечаем на Ответы размещаем файле Форма1. docx .
35. Сохраняем папку Эл_ФормаФамилия_студента на Яндекс.Диск → MS Word.
36. Удаляем папку Эл_ФормаФамилия_студента с Рабочего стола.
Приглашайте друзей на мой сайт
Поддержите проект! Выберите один из вариантов платежа:
С карты, с баланса сотового, из Кошелька
Спасибо!
Форма - это структурированный документ с незаполненными областями (полями формы), в которые вводятся данные. Данные могут вводиться непосредственно с клавиатуры или выбираться в раскрывающихся списках. Пользователь может создать форму, а другие пользователи заполнят ее в Microsoft Word. Затем можно обработать собранные сведения.
Например, можно создать электронную форму заявки на участие в конференции (рис. 1.74 ).
увеличить изображение Рис. 1.74. Заявка на участие в конференции
Для создания и настройки параметров форм удобно пользоваться панелью инструментов Формы. При создании и работе с формами, как правило, должна быть нажата кнопка Затенение полей формы . Затенение полей формы позволяет легко находить на экране поля, которые требуется заполнить, однако это затенение не выводится при печати.
Форма состоит из постоянной части и полей.
Постоянная часть может содержать текст, таблицы, рисунки и др. объекты. Постоянная часть при заполнении формы остается неизменной.
Поля предназначены для заполнения пользователем. В форме можно использовать текстовые поля, поля с раскрывающими списками и флажки.
Заполнение формы возможно только после установки соответствующей защиты документа.
Первым этапом создания формы является создание и оформление постоянной части. Для структурирования и организации данных на странице удобно пользоваться таблицами и рамками.
Документ создается и оформляется в обычном порядке. Например, для электронной формы, представленной на рис. 1.74 , можно создать таблицу, в ней соответствующим образом объединить и разбить ячейки, установить требуемую высоту строк, удалить обрамление границ. Установить параметры шрифта.
Образец документа приведен на рис. 1.75 .
увеличить изображение Рис. 1.75. Постоянная часть формы заявки на участие в конференции
Текстовые поля предназначены для ввода данных в форму с использованием клавиатуры или вставкой из буфера обмена.
Установите курсор в месте вставки.
Во вкладке Разработчик в группеЭлементы управления нажмите кнопкуИнструменты из предыдущих версий и выберите элементПоле (рис. 1.76 ).
увеличить изображение Рис. 1.76. Добавление поля
Поле отобразится как серый прямоугольник (рис. 1.77 ).
увеличить изображение Рис. 1.77. Поле в документе
Для настройки параметров поля нажмите кнопку Свойства во вкладкеРазработчик в группеЭлементы управления (см.рис. 1.77 ) или дважды щелкните по нему мышью. В окнеПараметры текстового поля (рис. 1.78 ) установите требуемые параметры.
Рис. 1.78. Настройка параметров текстового поля
В раскрывающемся списке Тип выберите тип данных, которые будут вводиться в поле. Текстовое поле может содержать разные типы данных. Выбор правильного типа данных, с одной стороны, облегчит последующее заполнение формы, а с другой стороны, воспрепятствует неправильному заполнению.
Тип Обычный текст предназначен для полей, в которые может вводиться различная информация: текст, числа, даты и т.д.
В поле Текст по умолчанию можно ввести текст, который первоначально будет отображен в поле формы. Например, если в поле надо указать название города и в большинстве случаев это будетМосква , то этот текст можно назначить используемым по умолчанию
В счетчике Максимальная длина можно установить ограничение на количество вводимых символов от1 добез ограничений (фактически максимальное количество символов 32676).
В раскрывающемся списке Формат текста можно выбрать принудительную установку регистра вводимого текста (Прописные буквы ,Строчные буквы ,Первая прописная ,Первые прописные ).
Тип Число предназначен для полей, в которые допускается вводить только числовые данные. При заполнении формы в поле можно ввести и текст, но при переходе к следующему полю введенный текст автоматически уничтожается. Если в поле ввести число и текст, то останется только введенное число. Если ввести только текст, то вместо текста в поле будет отображен 0 (ноль) или число, установленное по умолчанию.
В поле Число по умолчанию можно ввести число, которое первоначально будет отображено в поле формы. Например, если в поле надо указать количество дней проживания и в большинстве случаев это будет5 , то это число можно назначить используемым по умолчанию
В счетчике Максимальная длина можно установить ограничение на количество вводимых цифр от1 добез ограничений (фактически максимальное количество цифр 32676).
В раскрывающемся списке Формат числа можно выбрать числовой формат отображаемого числа. Например, при установке формата0 число в поле будет отображена только целая часть числа, независимо от введенного количества знаков после запятой. При формате0,00 в поле будет отображено число с двумя знаками после запятой, независимо от введенного количества цифр десятичных разрядов; при отсутствии дробной части будут отображены нули.
Тип Дата предназначен для полей, в которые допускается вводить только даты и/или время.
В поле Дата по умолчанию можно ввести дату, которая первоначально будет отображена в поле формы.
В счетчике Максимальная длина можно установить ограничение на количество вводимых знаков от1 добез ограничений (фактически максимальное количество цифр 32676).
В раскрывающемся списке Формат даты можно выбрать числовой формат отображаемой даты/времени, который будет использован независимо от введенных значений (при условии правильности вводимой инфоромации). Например, если для поля установить форматdddd, d MMMM yyyy "г." , то при вводе даты в кратком формате1.12.08 она будет отображена каксуббота, 1 декабря 2008 г.
Тип Текущая дата предназначен для полей, в которых должна быть отображена текущая дата. Ввод данных в это поле невозможен, Но можно установить числовой формат отображаемой даты, в том числе с отображением текущего времени.
Тип Текущее время предназначен для полей, в которых должно быть отображено текущее время. Ввод данных в это поле невозможен, Но можно установить числовой формат отображаемой времени, в том числе с отображением текущей даты.
Тип Вычисление использует поле= (Формула) и предназначен для вычислений. Заполнение или изменение этого поля невозможно.
Форма - это документ с незаполненными областями, в которые вводятся данные. Формы напоминают обыкновенные бумажные бланки. На любом бланке, кроме постоянного текста есть пустые графы, куда нужно вписывать конкретные сведения. Подобные графы - поля предусмотрены и в электронных формах: текстовое поле, поле-флажок, поле-список.
Формы бывают двух видов;
К преимуществам электронных форм относятся автоматическая проверка введенных данных (например, табельного номера сотрудника), обновление зависимых полей (например, полей города и области при вводе почтового индекса) и наличие подсказок, которые облегчают заполнение формы.
Для создания формы набросайте ее примерный вид или используйте в качестве образца уже созданную форму. Для разработки формы лучше использовать шаблоны.
Основные требования для создания формы:
После проектирования формы для ее реализации выполните следующие действия:
Из нового документа Word (команда Файл => Создать, кнопка Создать файл на панели инструменто Стандартная), который можно сохранить как шаблон, выбрав в окне сохранения документа соответствующий тип файла.
На основе существующих шаблонов, выбрав нужный шаблон в окне диалога (в области задач Создание документа в разделе Шаблоны => На моем компьютере и далее установить переключатель в режим Шаблон в группе Создать)
Основная часть структурной разметки формы представляетсобой бланк на основе таблицы.
Для разработки и создания форм применяются следующие средства Word:
Для вставки полей формы в форму, просматриваемую и заполняемую пользователями в Word, или в распечатанном виде, используйте панель инструментов Формы . Панель инструментов Формы по умолчанию скрыта от пользователя, как и многие другие панели. Чтобы вызвать ее, следует щелкнуть правой кнопкой мыши на свободном месте в области панелей инструментов и из появившегося списка выбрать Формы. Есть и другой способ: в меню Вид выберите команду Панели инструментов и в раскрывшемся списке доступных панелей найдите и кликните по панели Формы.
Установите курсор в документе туда, куда следует вставить поле формы выберите нужную кнопку.
Кнопка |
Результат |
|
Позволяет располагать в форме текстовое поле, которое может использоваться для ввода различного типа данных (текст, числа, дата, время, вычисляемое выражение).. Для него может быть задано значение по умолчанию. |
|
Используется для добавления флажка рядом с независимым параметром, который либо устанавливается, либо сбрасывается. Флажки могут быть также добавлены к группе параметров, которые не являются взаимоисключающими (то есть можно выбрать более одного параметра). |
|
Представляют собой поля со списком возможных ответов. Если список достаточно большой, пользователь сможет пролистывать его для просмотра остальных ответов. |
Параметры поля формы |
Позволяет изменять параметры поля, например, добавлять элементы в поле со списком, выбирать тип данных и т.п. |
Создать таблицу |
Вызывает режим рисования таблицы Word. |
Добавить таблицу |
Аналогичен команде Word Вставить таблицу, позволяющей выбирать количество строк и столбцов. |
Добавить рамку |
Добавляет рамки, в которую можно поместить различного рода информацию или поля. |
Затенение полей формы |
Включает или отключает режим затенения полей. |
Очистить поле формы |
Позволяет вернуть все значения по умолчанию. |
Защита формы |
После разработки формы позволяет защитить поля от изменения. |
Кроме элементов панели инструментов Формы в нее можно внести элементы с панели инструментов Элементы управления.
Для добавления простого поля нажмите кнопку Текстовое поле на панели инструментов Формы . На экране в позиции курсора появится серый прямоугольник. Эта кнопка служит для вставки в шаблон документа текстовых полей различного типа. Это может быть собственно сам текст, число, дата, время или поле формул (вычисления). По умолчанию щелчок по этой кнопке приводит к вставке в шаблон текстового поля типа Обычный текст, то есть любые текстовые данные (текст, цифры, пробелы, символы).
Для того, чтобы изменить тип поля нажмите кнопку Параметры поля формы либо дважды щелкните на самом поле. Откроется диалоговое окно, приведенное ниже, задайте в нем нужные параметры поля:
Расположенный в диалоговом окне Параметры текстового поля раскрывающийся список Тип содержит шесть типов полей, предназначенных для хранения различных значений в текстовых полях формы.
В поле Текст по умолчанию вы можете ввести образец текста, чтобы пользователь смог сразу же понять, что именно ему следует вводить в это поле.
Поле Максимальная длина позволяет ограничить количество вводимых пользователем символов.
Поле Формат текста предлагает установить определенное форматирование вводимого текста. Обратите внимание: название этого списка меняется в соответствии с видом поля формы, выбранным вами в поле Тип .
Если вы планируете данное поле использовать в вычислениях, то в поле Закладка укажите название поля.
Очень важно не забыть установить флажок в опции разрешить изменения, если предполагается вводить или изменять данные в этом поле.
Поле список дает возможность выбрать нужный вариант из списка, а не вводить его вручную. Первый вариант в списке является вариантом, предлагаемым по умолчанию.
Для создания поля со списком выполните следующую последовательность действий:
В поле Элемент списка внесите вариант, который вы хотите добавить к списку. Нажмите кнопку Добавить , чтобы включить вариант в поле Список . Чтобы ввести еще одно значение повторите данные действия. Можно создать список максимум из 25 вариантов .
Для облегчения правильного заполнения формы каждое ее поле дополняется справочным текстом. Справку можно организовать в двух вариантах::
В последнем случае справочный текст обычно помещается в информационное окно. Чтобы создать справочный текст для поля формы:
Элемент Флажок
добавляется в форму для выбора или отказа приведенного варианта ответа с использованием поля Флажок
. Используется в основном для всякого рода анкет, бланков, где требуется отмечать галочкой соответствующие опции.
Для этого поля также доступны различные параметры по щелчку на кнопке Параметры поля
формы.
После создания электронной формы, разработанной для просмотра и заполнения в Word, ее следует защитить таким образом, чтобы пользователи могли вводить данные только в предназначенные для этого поля.
Для установления защиты:
Для снятия защиты:
Чтобы быстро установить или снять защиту формы во время ее разработки или изменения, нажмите кнопку Защита формы на панели инструментов Формы .
Содержимое полей формы будет сохранено в виде текстового файла. В качестве разделителей будут использоваться запятые.
Word напечатает только данные, введенные в форму.
Примечание
. Если электронная форма была разработана на основе уже имеющегося бланка, например платежного поручения, и поля формы находятся в тех же местах, что и на бланке, то приведенная выше последовательность действий может быть использована для заполнения бланка.
Вставка объектов ActiveX допускается как в Web-формы, так и в формы, которые предназначены для просмотра и настройки пользователями при работе в Word.
Ниже описана процедура изменения свойств объектов ActiveX в формах.
При входе и выходе из поля формы автоматически вызываются макросы, которые содержатся в шаблоне формы. Например, если пользователь установил флажок Состоит в браке , макрос, вызываемый при выходе, может активизировать связанные поля, такие как Имя супруга .
Для запуска макроса при выходе из поля формы выберите его из списка Выполнить макрос при выходе
.
Примечание
. Если форма используется на других компьютерах, не содержащих таких макросов в шаблоне Normal.dot
, то их автоматического запуска не произойдет. Поэтому макросы, используемые в форме, должны содержаться в шаблоне формы. В этом случае они будут доступны для использования и на других компьютерах.
