При вводе большого количества информации в ячейки таблицы легко допустить ошибку. В EXCEL существует инструмент для проверки введенных данных сразу после нажатия клавиши ENTER – Проверка данных.
Инструмент Проверка данных () не был бы столь популярным, если бы его функциональность ограничивалась бы только собственно проверкой. Ниже кратко перечислены основные приемы работы с этим инструментом.
Как видно на рисунке снизу, условия проверки вводимого значения можно настроить очень гибко.
Можно разрешить ввод значений в ячейку только определенного типа, выбрав необходимое условие из выпадающего (раскрывающегося) списка:
При выбранном типе Другой, в поле Формула нужно ввести формулу для расчета логического значения. Если оно принимает значение ИСТИНА, то такое значение разрешено вводить в ячейку, если ЛОЖЬ, то ваше значение ввести не получится. В качестве аргумента формулы нужно использовать ссылку на саму ячейку, к которой применяется Проверка данных или ссылку на зависящую от нее ячейку. Например,
| Чтобы |
Введите формулу |
Пояснение |
|
Ячейка B2 содержала только текст |
ЕТЕКСТ(B2) |
В Типе данных нет возможности выбрать тип Текст , поэтому приходится этого добиваться косвенно. Вы можете Проверку данных применить прямо к ячейке B2 |
|
Допустить ввод значения в ячейку B1 только в случае, если после ввода значение в ячейке D1 будет больше 100, в D2 меньше, чем 400 |
И(D1>100;D2<400) |
Проверку данных применяем к ячейке B1 . При этом в ячейке D1 введена формула =B1*2 , а в D2 – формула =B1*3 . Хотя эта формула эквивалентна ограничению Действительное с диапазоном от 50 до 133,33, но при более сложных связях ячеек, этот прием может быть полезен |
|
Значение в ячейке, содержащей возраст работника (С1 ), всегда должно быть больше числа полных лет работы (D1 ) плюс 18 (минимальный возраст приема на работу) |
=ЕСЛИ(C1>D1+18;ИСТИНА;ЛОЖЬ) |
При заполнении таблицы данными о возрасте и стаже работы можно поставить эту проверку для обеих ячеек (C1 и D1 ). Для этого нужно выделить сразу 2 ячейки, вызвать Проверку данных и немного модифицировать формулу =ЕСЛИ($C1>$D1+18;ИСТИНА;ЛОЖЬ) |
|
Все данные в диапазоне ячеек A1:A20 содержали значения |
=СЧЁТЕСЛИ($A$1:$A$20;A1)=1 =ПОИСКПОЗ(A1;$A:$A;0)=СТРОКА(A1) |
Необходимо выделить ячейки А1:А20 , вызвать инструмент Проверка данных и ввести формулу. Вторую формулу можно использовать для всего столбца А , для этого необходимо выделить не диапазон, а весь столбец А |
|
Значение в ячейке, содержащей имя кода продукта (B5 ), всегда начиналось со стандартного префикса «ID-» и имело длину не менее 10 знаков. |
=И(ЛЕВСИМВ(B5;3)="ID-"; ДЛСТР(B5)>9) |
Проверку данных вводим для ячейки B5 |
При выделении нескольких ячеек, там где нужно, не забывайте указывать абсолютную ссылку на ячейки (например, $A$1:$A$20 ).
При использовании инструмента Проверка данных , предполагается, что в ячейку будут вводиться константы (123, товар1, 01.05.2010 и пр.), хотя никто не запрещает вводить и формулы. В этом случае проверяться все равно будет результат вычисления формулы. Вообще вводить формулы в ячейки с проверкой данных не советую – легко запутаться. В этом случае советую использовать .
Используйте вкладку Сообщение для вывода , чтобы отображать комментарий.
В отличие от обычного примечания (Рецензирование/ Примечание/ Создать примечание ), которое пропадает после того, как курсор мыши уходит с ячейки (если не активна опция Показать все примечания ), этот комментарий отображается всегда, когда ячейка выделена.
После ввода ошибочного значения Проверка данных может отобразить подробное сообщение о том, что было сделано не так. Это некий аналог Msgbox() из VBA .
В EXCEL 2007 в Проверке данных , как и в нельзя впрямую указать ссылку на диапазоны другого листа, например, так =Лист2!$A$1 . Позволяют обойти это ограничение использование .
Если в Проверке данных нужно сделать, например, ссылку на ячейку А1 другого листа, то нужно сначала определить для этой ячейки, а затем сослаться на это имя в правиле Проверке данных .
В Excel 2010, напротив, можно использовать правила проверки данных, ссылающиеся на значения на других листах. В Excel 2007 и Excel 97-2003 проверка данных этого типа не поддерживается и не отображается на листе. Однако все правила проверки данных остаются доступными в книге и применяются при повторном открытии книги в Excel 2010, если они не были изменены в Excel 2007 или Excel 97-2003.
Проверка данных явно срабатывает при вводе в ячейку значений с клавиатуры с последующим нажатием клавиши ENTER . В этом случае появляется окно с описанием ошибки.
Если значения вставляются через Буфер обмена (Вставить значения ) или с использованием сочетания клавиш CTRL + D (копирование значения из ячейки сверху) или копируются сверху вниз, то проверка в явном виде не осуществляется. Кроме того, при копировании значений можно вообще случайно удалить правила Проверки данных , например если в ячейке источнике не определена Проверка данных , а данные из нее вставляются через Буфер обмен а с использованием комбинации клавиш CTRL+V .
Поясним на примере. Предположим, к ячейке А1 применена Проверка данных с условием проверки Другой , где в поле формула введено =СТРОКА(A1)=1 , т.е. для всех ячеек из первой строки условие Проверки данных будет принимать значение ИСТИНА, для других строк - ЛОЖЬ вне зависимости от содержания ячейки.
Теперь выделим ячейку А2 и нажмем CTRL+D . Значение из А1 скопируется в А2 вместе с условием Проверки данных . Несмотря на то, что теперь условие Проверки данных будет принимать значение ЛОЖЬ, никакого предупреждающего сообщения выведено не будет. Чтобы убедиться, что данные в ячейках соответствуют условиям определенным в Проверке данных , нужно вызвать команду меню Обвести неверные данные (). Ячейки с неверными данными будут обведены красными овалами. Теперь опять выделим ячеку А2 и нажмем клавишу F2 (войдем в режим Правки), затем нажмем ENTER - появится окно с сообщением, что введенное значение неверно.
Есть еще один способ обхода проверки данных. Предположим, ввод в ячейку ограничен значениями от 1 до 3. Теперь в любую другую ячейку без Проверки данных введем значение 4. Выделим эту ячейку, в Строке формул выделим значение 4 и скопируем его в Буфер обмена . Теперь выделим ячейку с Проверкой данных и нажмем CTRL+V . Значение вставилось в ячейку! Кроме того, Проверка данных осталась нетронутой в отличие от случая, когда через Буфер обмена , например, вставляется значение из WORD. Чтобы убедиться, что данные в ячейке не соответствуют условиям определенным в Проверке данных , нужно вызвать команду меню Обвести неверные данные (Данные/ Работа с данными/ Проверка данных/ Обвести неверные данные ).
Если на листе много ячеек с Проверкой данных , то можно использовать инструмент (Главная/ Найти и выделить/ Выделение группы ячеек ).
Опция Проверка данных этого инструмента позволяет выделить ячейки, для которых проводится проверка допустимости данных (заданная с помощью команды Данные/ Работа с данными/ Проверка данных ). При выборе переключателя Всех будут выделены все такие ячейки. При выборе опции Этих же выделяются только те ячейки, для которых установлены те же правила проверки данных, что и для активной ячейки.
Важным моментом в создании удобочитаемого рабочего листа является обеспечение корректности вводимых в лист значений. Несмотря на то, что обнаружение каждой опечатки или орфографической ошибки невозможно, вы можете установить Правило проверки (Validation Ru1е) для уверенности в том, что вводимая в ячейки информация отвечает определенным стандартам.
Чтобы создать правило проверки, откройте диалоговое окно Проверка вводимых значений в меню Данные , пункт Проверка .
Диалоговое окно Проверка вводимых значений может быть использовано для определения типа данных, которые должны вводиться в определенную ячейку, и затем, в зависимости от выбранного вами типа данных, для установки условий, которым должна отвечать информация для ее отображения в ячейке. На следующем рисунке показано, как сделать, чтобы в ячейку можно было ввести, например, только значения от 1000 до 2000.
Несомненно, было бы неразумным запрещать ввод в ячейку не соответствующей ей информации и при этом не выводить подсказку, помогающую пользователю разобраться, в какую ячейку вводить те или иные данные. Excel позволяет создавать подсказки, сообщающие пользователю о том, какая информация должна быть введена в ячейку, и. если она не отвечает этим условиям, выдает сообщение об ошибке.
Можно отключить проверку данных в ячейке, нажав кнопку Очистить все в левом нижнем углу диалогового окна Проверка вводимых значений па вкладке Параметры .
Задание : В этом упражнении вы создадите правило проверки, ограничивая введенные показания прибора в пределах от 0 до 200. добавите сообщение о границах диапазона и создадите сообщение об ошибке, которое будет появляться при попытке ввода суммы, меньшей 0 и большей 200.
Перейдите на Лист «I _неделя »
Выделите группу ячеек C8:Z14.
В меню Данные выберите пункт Проверка . Появится диалоговое окно Проверка вводимых значений , открытое на вкладке Параметры .
В строке Тип данных нажмите кнопку списка и выберите Целые числа . Под строкой Значение появятся поля Минимум и Максимум .
Нажмите кнопку списка в строке Значение и выберите Между .
В строке Минимум введите 0. В строке Максимум введите 200.
Уберите галочку в строке Игнорировать пустые ячейки .
Перейдите во вкладку Сообщение для ввода.
В строке Заголовок наберите Введите показание .
В строке Сообщение введите .
Перейдите во вкладку Сообщение об ошибке .
В строке Вид выберите Предупреждение , нажав кнопку списка. Значок под строкой изменится на значок предупреждения.
В строке Заголовок введите Ошибка .
Совет. Если оставить поле Сообщение об ошибке пустым. Excel будет выводить сообщение по умолчанию: "Введенное значение неверно. Набор значений, которые могут быть введены в ячейку, ограничен. Продолжить ?"
Нажмите ОК . Рядом с ячейками С8:Z14 появится подсказка с названием "Введите показание " и текстом "Пожалуйста, введите показание прибора ".
В ячейку С8 введите 2501 и нажмите (Enter ). Появится предупреждающее сообщение с заголовком Ошибка и текстом по умолчанию.
Нажмите Повторить и введите корректное значение от 0 до 200.
B панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Сохранить .
Если вы создаете лист, на котором пользователи должны вводить данные, вы можете ограничить ввод определенным диапазоном дат или чисел или убедиться, что введены только положительные целые числа. Excel может ограничить ввод данных в определенные ячейки с помощью проверка данных, подать запрос на ввод допустимых данных при выделении ячейки и отобразить сообщение об ошибке, когда пользователь вводит недопустимые данные.
Когда пользователи щелкают ячейку, в которой есть требования к вводу данных, вы можете отобразить сообщение, в котором объясняется, какие данные являются допустимыми.
Если у вас есть ограничения на данные и пользователь вводит в ячейку недопустимые данные, вы можете отобразить сообщение с описанием ошибки.
Примечание: Первые два шага, описанные в этом разделе, предназначены для добавления проверки данных любого типа. Шаги 3-7 предназначены специально для создания раскрывающегося списка.
Выделите одну или несколько ячеек, к которым нужно применить проверку.
На вкладке Данные в группе Работа с данными нажмите кнопку Проверка данных .
На вкладке Параметры в разделе Разрешить нажмите кнопку Список .
В поле Источник введите значения, разделенные точкой с запятой. Например, введите " низкий", "средний", "высокий ".
Убедитесь, что установлен флажок Список допустимых значений . В противном случае рядом с ячейкой не будет отображена стрелка раскрывающегося списка.
Чтобы указать, как обрабатывать пустые (нулевые) значения, установите или снимите флажок Игнорировать пустые ячейки .
Протестируйте правильность работы проверки данных. Попробуйте ввести в ячейку сначала допустимые, а потом недопустимые данные и убедитесь, что параметры проверки применяются, как вы хотите, а ваши сообщения появляются в нужный момент.
Примечания:
Использование других типов проверки данных
В таблице перечислены другие типы проверки данных и указано, как применить их к данным на листе.
|
Сделайте следующее: |
|
|---|---|
|
Разрешить вводить только целые числа из определенного диапазона |
В списке Разрешить выберите значение Целое число . В поле Данные выберите необходимый тип ограничения. Например, для задания верхнего и нижнего пределов выберите ограничение Диапазон . Введите минимальное, максимальное или определенное разрешенное значение. Можно также ввести формулу, которая возвращает числовое значение. Например, допустим, что вы проверяете значения в ячейке F1. Чтобы задать минимальный объем вычетов, равный значению этой ячейки, умноженному на 2, выберите пункт Больше или равно в поле Данные и введите формулу =2*F1 в поле Минимальное значение . |
|
Разрешить вводить только десятичные числа из определенного диапазона |
|
|
Разрешить вводить только даты в заданном интервале времени |
Выполните действия, описанные в 1-2 выше. В поле Разрешить выберите значение Дата . В поле Данные выберите необходимый тип ограничения. Например, для разрешения даты после определенного дня выберите ограничение Больше . Введите начальную, конечную или определенную разрешенную дату. Вы также можете ввести формулу, которая возвращает дату. Например, чтобы задать интервал времени между текущей датой и датой через 3 дня после текущей, выберите пункт Между в поле Данные , потом введите =СЕГОДНЯ() в поле Дата начала и затем введите =СЕГОДНЯ()+3 в поле Дата завершения . |
|
Разрешить вводить только время в заданном интервале |
Выполните действия, описанные в 1-2 выше. В поле Разрешить выберите значение Время . В поле Данные выберите необходимый тип ограничения. Например, для разрешения времени до определенного времени дня выберите ограничение меньше . Укажите время начала, окончания или определенное время, которое необходимо разрешить. Если вы хотите ввести точное время, используйте формат чч:мм. Например, если в ячейке E2 задано время начала (8:00), а в ячейке F2 - время окончания (17:00) и вы хотите ограничить собрания этим промежутком, выберите между в поле Данные , а затем введите =E2 в поле Время начала и =F2 в поле Время окончания . |
|
Разрешить вводить только текст определенной длины |
Выполните действия, описанные в 1-2 выше. В поле Разрешить выберите значение Длина текста . В поле Данные выберите необходимый тип ограничения. Например, для установки определенного количества знаков выберите ограничение Меньше или равно . В этом случае мы хотели бы ограничить ввод на 25 знаков, поэтому установите флажок меньше или равно в поле данные и введите 25 в поле максимум . |
|
Вычислять допустимое значение на основе содержимого другой ячейки |
Выполните действия, описанные в 1-2 выше. В поле Разрешить выберите необходимый тип данных. В поле Данные выберите необходимый тип ограничения. В поле или полях, расположенных под полем Данные , выберите ячейку, которую необходимо использовать для определения допустимых значений. Например, чтобы допустить ввод сведений для счета только тогда, когда итог не превышает бюджет в ячейке E1, выберите значение Число десятичных знаков в списке Разрешить , ограничение "Меньше или равно" в списке "Данные", а в поле Максимальное значение введите >= =E1 . |
Примеры формул для проверки данных
Примечания:
В примерах ниже при создании формул с условиями используется настраиваемый вариант. В этом случае содержимое поля "Данные" не играет роли.
Снимки экрана в этой статье взяты Excel 2016; но функциональность одинакова в Excel в Интернете.
Чтобы | Введите формулу |
|---|---|
|
Значение в ячейке, содержащей код продукта (C2), всегда начинается со стандартного префикса "ID-" и имеет длину не менее 10 (более 9) знаков. |
= И (LEFT (C2; 3) = "ID-"; ДЛСТР (C2) >9)  |
|
=ЕТЕКСТ(D2)  |
|
|
Значение в ячейке, содержащей чью-то дату рождения (B6), было больше числа лет, указанного в ячейке B4. |
=ЕСЛИ(B6<=(СЕГОДНЯ()-(365*B4));TRUE,FALSE)  |
|
Все данные в диапазоне ячеек A2:A10 содержали уникальные значения. |
Выделите ячейку или целую область, которую Excel должен проверить при вводе данных. Теперь перейдите к ленте меню «Данные | Работа с данными | Проверка данных». В следующем окне установите условия проверки. В поле «Тип данных» выберите между такими опциями, как «Целое число», «Действительное», «Список», «Дата», «Время», «Длина текста» или «Другой».
При определении условия допустим любой тип данных. Если выбрать опцию «Другой», то можно еще более точно установить значения. Так, например, выставить дату только от 01.01.2017 до 31.12.2017. Если нужно установить точные данные, выберите опцию «Список» и введите данные, разделяя их точкой и с запятой.
Подготовьте данные заранее, внеся их в таблицу Excel. Нажмите на кнопку в поле «Источник» и перейдите к соответствующему листу книги Excel. Выделите область и подтвердите выбор нажатием на клавишу .
Теперь рядом с указанным полем при проверке данных появилось развертывающееся меню, из которого можно выбирать необходимое значение. Если требуется удалить данные для проверки, выделите ячейки, которые Excel больше не должен проверять. Теперь перейдите к ленте меню «Данные | Работа с данными | Проверка данных» и нажмите на «Очистить все».
Вы также можете дать информацию по ожидаемому формату данных или по некорректным данным всем коллегам, которые имеют доступ к данному файлу. Для этого задайте для любой проверки данных подходящий текст, сообщающий эту информацию. В окне «Проверка вводимых значений» рядом с вкладкой «Параметры» найдите вкладки «Сообщение для ввода» и «Сообщение об ошибке». Поставьте флажок в чекбоксе «Отображать подсказку, если ячейка является текущей».
Теперь вы можете задать заголовок и ввести текст сообщения. Как только курсор будет подведен к заданной ячейке, эта информация появится как всплывающая подсказка. В такой же форме можно подготовить и сообщение об ошибке. Если пользователь введет некорректные данные, то появится созданное вами сообщение, Excel не пропустит ошибочные значения и пользователю придется ввести корректную информацию. Только тогда исчезнет сообщение об ошибке.
Чтобы упростить работу пользователей с листом, добавьте в ячейки раскрывающиеся списки. Раскрывающиеся списки позволяют пользователям выбирать элементы из созданного вами списка.
На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в таблице Excel . Если это не так, список можно быстро преобразовать в таблицу, выделив любую ячейку диапазона и нажав клавиши CTRL+T .
Примечания:
Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.
На ленте откройте вкладку Данные и нажмите кнопку Проверка данных .
Примечание: Если кнопка Проверка данных недоступна, возможно, лист защищен или является общим. Разблокируйте определенные области защищенной книги или отмените общий доступ к листу, а затем повторите шаг 3.
На вкладке Параметры в поле Тип данных выберите пункт Список .
Щелкните поле Источник и выделите диапазон списка. В примере данные находятся на листе "Города" в диапазоне A2:A9. Обратите внимание на то, что строка заголовков отсутствует в диапазоне, так как она не является одним из вариантов, доступных для выбора.
Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок Игнорировать пустые ячейки .
Установите флажок Список допустимых значений
Откройте вкладку Подсказка по вводу .
Откройте вкладку Сообщение об ошибке .
Не знаете, какой параметр выбрать в поле Вид ?
Работа с раскрывающимся списком
изменяется ли ширина столбцов и высота строк при отображении всех ваших записей.
Скачивание примеров
Предлагаем скачать образец книги с несколькими примерами проверки данных, аналогичными примеру в этой статье. Вы можете воспользоваться ими или создать собственные сценарии проверки данных. Скачать примеры проверки данных Excel .
Ввод данных станет быстрее и точнее, если ограничить значения в ячейке вариантами из раскрывающегося списка.
Сначала создайте на листе список допустимых элементов, а затем выполните сортировку или расположите их в нужном порядке. В дальнейшем эти элементы могут служить источником для раскрывающегося списка данных. Если список небольшой, на него можно легко ссылаться и вводить элементы прямо в средстве проверки данных.
После создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает правильно. Например, рекомендуется проверить,
