Технические средства коммуникации определяют возможность непосредственного общения человека с человеком и могут служить для передачи информации личного характера. Здесь мы рассмотрим основные средства коммуникации- чаты, форумы, блоги и электронную почту.
Интернет-чаты (IRC - Internet Relay Chat) - средство обмена сообщениями по компьютерной сети одновременно между несколькими пользователями в режиме реального времени, а также программное обеспечение, позволяющее организовывать такое общение. Слово «чат» в русском языке представляет собой «кальку» с английского слова chat, которое переводится как «разговор», «беседа»; наконец, «треп». Применительно к Интернету это слово употребляется, когда речь идет о сайтах или программах, которые дают пользователям Интернета возможность поболтать друг с другом. Без сомнения, чаты являются одним из самых привлекательных типов услуг Сети.
Характерной особенностью является коммуникация именно в реальном времени или близкая к этому, что отличает чат от форумов и других «медленных» средств ПО.
Под словом чат обычно понимается групповое общение, хотя к ним можно отнести и обмен текстом «один на один» посредством программ мгновенного обмена сообщениями, например, ICQ или даже SMS. Разработанный в 1988 году протокол, названный Internet Relay Chat (IRC), что примерно можно перевести как ретранслируемый интернет-разговор быстро стал популярным средством в общении из-за простоты процесса. Где-то в это же время появилось и распространилось само понятие «чат».
Однако так как множество чатов располагаются на коммерческих ресурсах, многие владельцы не требуют от пользователей полной регистрации и персональных данных. Для входа в чат требуется указать регистрационное имя (в отдельных случаях - псевдоним) и пароль, который пользователь выбрал при регистрации на сервере. Чтобы общаться в чате, не требуется никаких особых навыков.
«Разговор» в чате ведется при помощи обычной клавиатуры. Каждая сторона просто набирает свои сообщения в специальном окне и отправляет их посредством нажатия клавиши Enter или щелчком на предусмотренной в программе кнопке.
Существуют также сайты, предоставляющие, так сказать, комплексные услуги по проведению чатов. С точки зрения пользователя, они представляют собой сервер и клиент в одном лице. Такие сайты принято называть чат-серверами. Чат-серверы представляют собой Web-серверы, на которых установлено специальное программное обеспечение, позволяющее осуществлять общение в Сети посредством передачи текстовых сообщений группе пользователей без необходимости установки специальных программ на локальном компьютере. Все компоненты, необходимые для чата, содержатся на специальных Web-страницах, которые могут открываться в обычном браузере.
По применению чаты делятся на:
all2all -- групповая коммуникация (например, IRC, Jabber, Yahoo! Chat, AVACS Live Chat, Mychat);
p2p -- персональные коммуникации (например, ICQ, Jabber, Skype, Yahoo! Messenger, AOL Instant Messenger, Hamachi) - личное общение.
Как правило, сообщения, вводимые каждым из участников, могут быть прочитаны всеми остальными участниками чата. Тем не менее многие серверы допускают возможность отправки частных сообщений любому из участников. Такие сообщения отображаются на экране только этого участника, которому они адресованы, либо попадают к нему в «почтовый ящик», а на экране отображается лишь уведомление о получении частного сообщения.
Некоторые серверы также позволяют посетителям создавать отдельные чат-комнаты для частных бесед. Для входа в такую комнату необходимо получить личное разрешение от ее создателя.
Форум - это тематическое общение. В отличие от чата, на форуме обсуждают какую-то определенную тему. Можно сказать, что форум - это клуб по интересам. То есть форум - это такое место в Интернете, где собираются люди, которых объединяет одно увлечение или идея, и общаются на интересующую их тему. Они помогают друг другу советами и подсказками, обмениваются жизненным опытом, поддерживают друг друга. Например, кто-то увлекается компьютерной графикой. В Интернете много книг и статей на интересующую его тему, но все равно время от времени он сталкивается с трудностями. Что-то непонятно, где-то не получается - без посторонней помощи не обойтись. И вот тут на помощь приходят форумы. Мы находим форум или несколько форумов на интересующую нас тему, регистрируемся и начинаем общаться с единомышленниками. Где-то они нам помогут-подскажут, где-то мы им. Да и вообще, приятно общаться с людьми, которые нас понимают. В отличие от чата, на форуме Вы не получите ответ мгновенно. Ответ на заданный нами вопрос мы можем получить через день-два.
Какие бывают форумы? Форумов в Интернете очень и очень много, и бывают они самые разные. Форумы для любителей кошек и собак, для флористов, для автолюбителей, для авиаконструкторов, для программистов, для молодых родителей, для предпринимателей и многие другие. Если у нас есть какое-то увлечение или страсть, если нам есть, что обсудить, то форум - это то, что надо.
Очень часто форум - это часть какого-то сайта. Например, на сайте Neumeka.ru есть компьютерный форум, на котором посетители сайта могут встретиться, обсудить интересующие их темы, спросить совета или попросить помощи.
Как найти форум? Для того чтобы найти форум на интересующую тему, можно воспользоваться поисковой системой. Например, открыть сайт yandex.ru и напечатать в оранжевой строке поиска «форум интересующая тема». Например, «форум электроника».
Блоги. В своем простейшем виде блог представляет собой веб-сайт с записями, представленными в обратном хронологическом порядке и опубликованы в Интернете. Люди, которые поддерживают блог -- называют блоггеров.
Блог может быть описан как интернет-журнал с одним или несколькими участниками. Помимо обычного текста и гиперссылок, многие блоги включают и другие средства массовой информации, такие как изображения и видео. Преимуществ по сравнению с традиционными сайтов, в том числе:
* Простота создания новых страниц, так как новые данные вводятся в блоге как правило, через простую форму.
* Фильтрация контента для различных записей в блоге, например, по дате, категории, автор или по одному из многих других признаков.
* Большинство платформ позволяет администратору блога приглашать и добавлять других авторов.
* Обеспечение личного пространства для ведения блога, проста в использовании, совместное использование и автоматическая архивация.
* Возможность формирования образовательных сообществ.
* Возможность служить в качестве онлайн портфолио учащихся.
Преимущества блогов в образовании
* Может способствовать развитию критического и аналитического мышления.
* Возможность развития творческого, интуитивного и ассоциативного мышления.
* Потенциал для расширения доступа и воздействия на качество информации.
* Сочетание одиночного и социального взаимодействия.
В рамках организационной точки зрения блог может поддерживать:
* общее присутствие в Интернете.
* Интернет-пространство для студентов, где размещены контактная информация и запросы, связанные с оценкой.
В педагогической точки зрения блог может поддерживать:
* комментарии состоят из ответов студентов
* совместное пространство для студентов
* изображения и размышления
* Интернет-пространство галереи для демонстрации произведений, писем и т.д. используя особенности комментирования материала
* поощрение размышлений и идеи в комментариях учеников
* развитие студенческого портфолио
Электронная почта. Один из самых современных, эффективных и надежных способов передачи информации - это связь, осуществляемая с помощью коммуникационных компьютерных сетей. Компьютер, включенный через модемы в единую сеть телефонных или спутниковых каналов связи, существенным образом расширяет возможности оперативной связи.
Сейчас трудно себе представить, как работали люди в эпоху, предшествующую появлению электронных средств связи. Деловая переписка с помощью e-mail стала непременным атрибутом жизни глобальных корпораций и совсем маленьких фирм. Ведь первое, что делает человек, придя в офис и включив компьютер, - проверяет почту.
В настоящее время электронная почта потеснила телефон как основное средство ведения бизнеса в современном мире.
Электронная почта - эффективное средство для деловых общений. Этот вид связи, особенно внутри компаний, становится главным в современной рабочей среде, постепенно вытесняя бумажные носители. Миллионы людей во всем мире уже имеют электронные адреса, а деловой человек получает в среднем до 30-40 сообщений в день!
Это одно из достижений человечества - возможность обмена информацией в асинхронном режиме, т.е. тогда когда один из участников обмена в данный конкретный момент не способен общаться с другим участником. Например, нам необходимо обменяться информацией с нашим коллегой. Мы можем позвонить ему. В этом случае могут быть следующие варианты: телефон занят, телефон не работает, коллега на месте, но занят, коллега на месте и может разговаривать. Вероятность живого общения очень низкая. Однако, мы можем написать ему электронное письмо. В этом случае письмо будет быстро доставлено коллеге. И самое главное коллега сможет прочитать наше письмо в удобное ему время и посвятит ему достаточное внимание. Поэтому при этом происходит качественный обмен. Обычно рассматривают почту в удобное время. При этом концентрируют внимание полностью на получаемой и отправляемой информации. Т.е. мы планируем свое время и работу и получается качественный обмен информацией.
Электронное письмо, отправленное с одного компьютера, поступает на почтовую машину сетевого узла, откуда передается на машину адресата и попадает в его почтовый ящик. При этом совсем не обязательно, чтобы компьютер адресата был включен. Почтовая машина, обслуживающая сеть, является своеобразным почтовым ящиком и немедленно передаст сообщение адресату при включении в сеть его компьютера.
Возникает уникальная возможность быстро ознакомить практически любой круг корреспондентов с различными документами, проектами и т.п. и оперативно получать ответ на эти материалы. В настоящее время компьютеры в России объединены глобальной сетью Интернет, которая связана с другими европейскими сетями и со всем миром. Сеть Интернет позволяет получить доступ к актуальным источникам информации, сводкам биржевых новостей, а также разместить рекламу и электронный офис компании. В настоящее время для еще более удобства почта встроена в некоторые поисковики, например Яндекс, Майл ру. На рисунках показаны некоторые страницы почтовые сервисов.
Электронная почта или email - один из самых ранних интернет-ресурсов, и до недавнего времени являлась одним из наиболее широко используемых приложений, в это не очень верится, но, оказывается, только в 2009 году статистические отчеты показали, что использование для общения виртуальных площадок социальных сетей превысило передачу сообщений по электронной почте. Популярность социальных сетей можно считать сигналом о том, что у потребителей сменились цели использования Интернета и методов взаимодействия с ним.
Первое известное всему миру электронное письмо было отправлено 29 октября 1969 года из Калифорнийского университета в Лос-Анджелесе (UCLA) в Стэнфордский университет. Известно и его содержание. Изобретатели сервиса электронной почты попытались отправить слово «login». Им удалось отправить букву L, после чего они ждали подтверждения из Стэнфорда о ее получении. Затем они отправили букву «О» и опять ждали, когда же она доберется до получателя. После чего была передана бука G, но из-за сбоя компьютера, она так и не дошла до адресата. Весь мир помнит, что первым сигналом, который был успешно передан по трансатлантической линии радиосвязи, была буква S, так вот, буквы L и O – были первым сообщением, успешно переданным по электронной почте.
Со времени тех первых попыток электронная почта прошла долгий путь. Сегодня каждый день по киберпространству летает более 210 млрд электронных сообщений от 1,3 млрд пользователей. Практически каждая организация организует собственную корпоративную почту. Если компания большая, и в ней работает несколько тысяч человек, то под эту задачу, как правило выделяется специальный сервер, порой IT директор решает что ему нужен vds, купить и использовать виртуальный сервер часто бывает выгоднее и удобнее, что некоторые другие решения по организации обмена корпоративной информацией.
Возникновение электронной почты и создание систем интернет-маркетинга и биллинга, корпоративной электронной почты и новых онлайн систем проверки достоверности подписей существенно снизили зависимость бизнеса от традиционной почты. В последние годы объем «физической» почты неуклонно сокращается. Поскольку теперь ежедневно отправляется больше электронных писем, чем годовой объем почтовых отправлений, в некоторых странах почтовые ведомства просят правительства разрешить пчтовым отделениям не доставлять почту по выходным, что позволит сократить расходы на топливо, амортизацию транспорта, износ шин и зарплату работников почты.
В нашем блоге мы много пишем о создании и работе с электронной почтой. Мы уже обсудили сложности борьбы со спамом , будущее email , вопросы защиты почтовой переписки , а создание email-автоответов от служб поддержки.
Сегодня речь пойдет о том, на что влияют инструменты коммуникации, и как их выбирать (особенно в случае делового общения). Интересный материал на эту тему в своем блоге на Medium написал инженер и сотрудник многих американских стартапов Бен Матез (Ben Mathes). Мы представляем вашему вниманию основные мысли этой заметки.
Так, например, на форуме 4chan люди обсуждают совсем не то, что в Facebook, а разговоры ваших коллег в чате Slack весьма отличаются от их переписки в электронной почте.
Митч Капор (Mitch Kapo r) говорил об этом ещё в 90-х:
От структуры социальной сети и манеры нашего общения зависят пределы наших возможностей .
Средства коммуникации влияют на манеру и стиль нашего общения, а иногда полностью определяют темы наших обсуждений. Зачастую они предписывают, что мы можем говорить, а что – нет. Мы не можем поговорить с политическим обозревателем телеканала CNN, но мы можем обратиться к Бараку Обаме в Twitter.
Архитектура – это политика . От структуры социальной сети и манеры нашего общения зависят пределы наших возможностей.
В качестве примера можно взять обсуждение конфликта, разгоревшегося в американском городе Фергюсон (#Ferguson #BlackLivesMatter). Телевизионные каналы, в частности CNN, являются средством широкого вещания. При освещении событий в Фергюсоне телеканал CNN попытался оправдать поведение хранителей правопорядка, подчеркивая, что полиция лишь пыталась сдержать бунты демонстрантов. В этом случае узкий круг людей контролирует то, что видят массы. А Twitter является средством группового вещания, которое контролируют сами массы. Разница хоть и небольшая, но существенная.
Эв Уилльямс (Ev Williams) не случайно дал созданной им блог-платформе название Medium, что по-английски означает «посредник». У Medium простой и привлекательный пользовательский интерфейс, но при этом очень продуманная архитектура. Главная идея сервиса –взаимодействие людей.
При всех плюсах электронной почты инженер уверен, что этот инструмент не является идеальным для использования в коммуникациях в командах и внутри компании.
Как вы договариваетесь, кто и над чем работает? Как вы узнаёте о сроках выполнения заданий? Как определяете, кто будет заниматься обработкой результатов? Как вы выясняете, чем занимаются люди каждый день, каждую неделю, каждый месяц? Если для решения всех этих вопросов вы пользуетесь электронной почтой, то вы вынуждаете всех сотрудников держать всю эту информацию в уме или заносить её в таблицы. А в результате возникает риск утратить важные данные или забыть что-нибудь.
Общение до изобретения Интернета/Общение сейчас
Иными словами, вы вынужены пользоваться электронной почтой, потому что ваш босс ею пользуется, пишет Матез. При этом, данный инструмент коммуникаций в конкретном случае может быть не идеальным выбором.
Если вы хотите встретиться с друзьями больше, чем они хотят встретиться с вами, то вам приходится подстраиваться и выбирать место, более удобное для них.
Главный совеет Матеза, касающийся выбора средства делового общения внутри компании, звучит так:
Если вы обладаете полномочиями выбрать средство коммуникации для своей команды, то сделайте этот выбор осознанно. А если у вас нет на это времени, то позвольте своей команде сделать выбор самостоятельно. Но не нужно забывать о том, что в таком случае вам тоже придется пользоваться тем средством коммуникации, которое выбрали ваши сотрудники.
Задача выстраивания правильных коммуникаций - вечная, как сам мир. Люди меняются, процессы меняются - и коммуникации меняются вместе с ними. И спор о том, какие способы коммуникации наиболее эффективны, кажется бесконечным.
На мой взгляд, электронная почта как инструмент коммуникаций, часто недооценивается и используется неправильно. Как сказал однажды мой знакомый топ-менеджер, утонувший в сообщениях электронной почты: «Функцию «Ответить всем» в Outlook следовало бы сделать платной…"
Я считаю электронную почту одним из лучших способов для коммуникаций в проекте по следующим основным причинам:
Какие же минусы у доставки информации посредством электронной почты? Их не так много:
Все прочие способы коммуникаций, на мой взгляд, более трудозатратны по времени и усилиям, больше искажают исходную информацию, и менее удобны с точки зрения основной функции коммуникаций, а основная задача коммуникаций это все-таки обмен информацией. Электронная почта минимизирует потери времени на обработку сообщения – каждый получатель тратит времени столько, сколько необходимо для обработки информации с учетом его индивидуальных особенностей. Прочие способы передачи информации, такие как личная встреча, телефонный звонок или веб-конференция более трудозатратны, и информация больше искажается во время передачи сообщения.
Поэтому я считаю, что электронная почта в компании должна использоваться максимально активно, но – по делу. Если ставить в поле «Получатели» 30 человек, а в письме спросить каждого, что он думает по этой теме, переписка превратится в информационную свалку, особенно если среди получателей окажутся чересчур общительные и креативные сотрудники, к тому же предпочитающие кнопку «Ответить всем» (которая пока еще бесплатна!).
Простые правила, которые предлагаются к применению в целях повышения эффективности коммуникаций в компании с помощью электронной почты:
1. Ставьте в поле «Получатели» только тех адресатов, кому это реально нужно. Если Вы не уверены, нуждается ли адресат в Вашем сообщении или Ваше сообщение не адресовано к нему лично, поставьте его в поле «Копия» или совсем исключите из сообщения.
2. Пишите во возможности кратко, лаконично. Не прикрепляйте слишком много файлов к сообщению. Размер сообщения должен оставаться в разумных пределах. Если вложение объемное, лучше выложить его на корпоративный портал и прислать ссылку.
3. Не злоупотребляйте значком «Высокая важность». Впрочем, секретари, ставящие этот значок в настройках Outlook по умолчанию для каждого письма, давно дискредитировали сам принцип фильтрации писем по важности.
4. Сделайте удобную именно Вам структуру для распределения писем в почтовой программе.
5. Настройте автоматическое перемещение писем от определенных адресатов либо содержащих определенные слова в теме в папки, которые Вы не будет читать постоянно. Я, например, использую кроме папки «Спам» еще и таким папки для автоматического сбора писем, как «Корпоративная информация», «Технический спам». В первую папку попадают рассылки службы персонала о днях рождения сотрудников, об организации экскурсионных туров и т.д. В папку «Технический спам» попадают уведомления от почтового клиента, такие как «Приглашение принято», «Ваша заявка находится на рассмотрении» и подобные им.
6. Используйте группы контактов для рассылок. Outlook, например, позволяет создать группы контактов из контактов, находящихся в адресной книге. Сделайте группы контактов один раз, и Вам не придется каждый раз, делая рассылку, вспоминать, кому нужно направить сообщение. Группы можно создавать по различным признакам (подразделения, проекты, интересы и так далее). Примеры групп контактов: «Бухгалтерия», «Топ-менеджеры», «Участники обучения работе в Excel», «Команда проекта внедрения SAP», «Участники еженедельных встреч по проекту Реорганизация склада». Используя группы контактов, Вы никогда никого не забудете и наоборот, не отправите лишнее письмо.
7. Отключите напоминания о пришедших письмах и тем более всплывающие окна, не только на рабочем компьютере, но и на планшете, и на телефоне (если там подключена рабочая почта). Проверяйте почту не каждые 10 минут, когда вылетает окно оповещения в Outlook, а 2 раза в день, запланируйте время для этого в календаре.
8. Если сообщение предполагает обсуждение, и оно становится слишком бурным, прекратите обсуждение по почте и назначьте совещание по данному вопросу.
9. Используйте шаблоны сообщений для часто повторяющихся писем. Эти шаблоны можно забить в почтовую программу (например, в Outlook шаблоны находятся в меню «Подписи») в следующем виде:
«Уважаемые коллеги, добрый день!
Направляю Вам на согласование _________ (название документа). Все вопросы, предложения или замечания просьба направлять мне по электронной почте. В случае отсутствия от Вас замечаний до 14:00 _____ (дата) документ будет считаться согласованным Вами.
С уважением,
Иванов И.П.»
В таком случае каждый раз, когда Вам будет нужно направить документ на согласование, вы просто выбираете подходящий шаблон, прикрепляете сам документ или ссылку на него, заполняете пропуски, и отправляете адресатам. По мелочам сэкономленного времени набирается очень много?
Безусловно, в некоторых случаях личная встреча – совершенно необходимый вид коммуникаций. Например, для принятия решения по кандидату, собеседование face-to-face необходимо, так как ни резюме, ни собеседование по скайпу не дадут полного представления о личности кандидата. Однако такие ситуации, требующие проведения личных встреч, составляют не более 20%. Во всех прочих случаях использование электронной почты, на мой взгляд, является предпочтительным, и может сэкономить Вам время и повысить эффективность коммуникаций.
К средствам электронной коммуникации, используемым в деловом общении, относятся:
Факсимильная связь;
Телефон и мобильный телефон;
Электронная почта;
Видеоконференции, селекторная связь, вебинары, телемосты;
Интернет.
Рассмотрим основные средства электронной деловой коммуникации.
Сегодня самым простым видом электронной коммуникация является факсимилная связь. Факсимильная связь – это отправка и получение точных копий документов посредством общественной или частной телефонной сети. Текст и графическое изображение считываются непосредственно с оригинала сканером, после чего эта информация может быть передана буквально в любую точку земного шара. Приём и отправку факсов осуществляют факсимильные аппараты . Факс или телефакс (факсограмма) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры). Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, т. к. по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе – приказ, распоряжение, договор и др. Чаще всего факс используется для передачи служебных писем информационных сообщений. Преимущества этого канала связи состоят в значительном сокращении времени на передачу информации и более высокой надежности доставки. Факс используется для передачи оперативной информации. Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении. Однако важные документы (например, договор) предпочтительно отправлять заказным письмом или курьерской почтой.
Самым известным видом электронной коммуникации является электронная почта (e-mail). Электронная почта (e-mail) – это система, при работе в которой используется персональный компьютер для того, чтобы посылать и получать информацию. Этот вид электронной деловой коммуникации используется для передачи сообщений каквнутри одного учреждения, так и между различными организациями. Электронная почта по составу элементов и принципу работы практически повторяет систему обычной (бумажной) почты, заимствуя как термины (почта, письмо, конверт, вложение, ящик, доставка и другие), так и характерные особенности - простоту использования, задержки передачи сообщений, достаточную надёжность и в то же время отсутствие гарантии доставки. Электронное сообщение – документ, переданный электронной почтой по системе связи между компьютерами, получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере. Электронная почта прочно заняла свое место в деловой переписке благодаря своим преимуществам – круглосуточной доступности, оперативности и простоте в использовании. По сравнению с другими видами электронной деловой коммуникации, электронная почта дает возможность:· мгновенно посылать и получать сообщения; отвечать на письма корреспондентов (используя их адреса в письмах);· рассылать копии письма сразу нескольким получателям; пересылать не только текстовую и графическую информацию, но и программы.
Вместе с тем, электронная почта в деловом общении имеет ряд недостатков.
1. Полученное по электронной почте сообщение выглядит менее официально, чем документ, представленный на бумажном носителе.
2. Передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации документа), т. е. применения специальной программы электронной цифровой подписи и заключения отдельного соглашения об авторизации с каждым корреспондентом.
Оформление электронного письма
Правила электронной переписки не закреплены какими либо стандартами или нормативными актами, но определяются, с одной стороны, общими правилами оформления деловых бумаг на бумажных носителях, а с другой – правилами сетевого общения (нетикета или сетикета ), выработанными пользователями сети Интернет. В крупных компаниях существует единый корпоративный стандарт оформления электронных писем, включающих в себя структуру самого письма, правила обращения к клиенту, реквизиты подписи (ФИО, должность, рабочие телефоны, адрес электронной почти и ссылку на сайт компании). Кроме того, в этом стандарте может быть прописан запрет на использование смайлов, не относящихся к деловой сфере. Композиционные особенности электронных деловых писем полностью соответствуют общепринятым нормам деловой переписки. Как в традиционных, так и в электронных письмах выделяются три композиционных элемента: вводная, основная и заключительная части.
Тема письма – существенный атрибут электронной переписки. Это краткая презентация основного содержания письма, которая впоследствии поможет адресату быстро найти нужную информацию в своей почте. Указывая в письме заголовок, автор демонстрирует свое уважение к адресату. Если письмо направляется незнакомому человеку, то тема – это то, что создает первое впечатление о его составителе. Ее формулировка должна отражать основной смысл письма, но и при этом не должна быть слишком общей. Например, не стоит начинать важное деловое письмо темой Добрый день. Указание темы – самый простой способ сохранять нить беседы, поэтому смена предмета общения без соответствующего изменения в поле «Тема» может затруднить процесс общения.
Обращение. В электронной коммуникации часто наблюдается смешение признаков делового и дружеского письма. Такие приветствия, как добрый день , здравствуйте , могут сосуществовать с обращениями уважаемый , дорогой . Более того, при переписке по электронной почте обращение иногда опускают, сразу переходя к делу. Но для придания электронному письму более официального характера рекомендуется использовать следующую формулу обращения: «Уважаемый + имя, отчество».
Электронная подпись. Наличие электронной подписи в сообщениях является правилом хорошего тона для деловой переписки. Всегда используйте подпись – она поможет вашему респонденту однозначно идентифицировать вас. И обязательно включайте в нее несколько возможных способов связи с вами. Обычно это номера телефона, адрес электронной почты, факс, ICQ.
В подписи к деловому письму следует избегать всего того, что может быть воспринято неоднозначно: афоризмов, цитат, смешных выражений, любых тем, связанных с религией, национальностью, политикой и т. п.
Основные правила составления электронной подписи:
1) электронная подпись не должна превышать 5–6 строк;
2) количество символов в строке должно быть не более 70-ти.
