1 Круговая

2 Линейчатая

3 Гистограмма

4 График

5 Точечная

Соответствия

Типы сравнения:

1 Покомпонентное

2 Позиционное

3 Временное

4 Частотное

5 Корреляционное

Алгоритм выбора типа диаграммы:

1) Сформулировать идею диаграммы

2) Выбрать тип сравнения

3) Выбрать тип диаграммы

Элементы диаграммы

Область диаграммы

Заголовок

Область построения

Подписи данных

Ряд данных

Легенда

Ось категорий

Ось значений

Работа с диаграммами в MSExcel

Набор средств Работа с диаграммами :

1) Конструктор

2) Макет

3) Формат

Важное место в современном статистическом анализе социально-экономических явлений и процессов занимает графический метод. Без графиков не обходится ни одно статистическое исследование - они позволяют с наименьшими временными затратами выявить закономерности в развитии явления и его структуру, а также наглядно представить взаимосвязи показателей. Графический образ часто более нагляден и понятен, чем многие страницы текста. Арсенал используемых в статистике графиков обширен. Более того, с появлением новых программных средств он непрерывно увеличивается: на замену плоскостным графикам приходят объемные, матричные, категоризованные графики и пиктографики.

График - это схематичное изображение статистической информации с помощью различных геометрических образов, которыми могут быть линии, точки, плоскостные либо объемные фигуры (круги, прямоугольники и т.д.), символы со многими элементами (звезды, лучи, многоугольники, "лица Чернова", "японские свечи", "ящики с усами" и т.д.).

Любой статистический график содержит графический образ и вспомогательные элементы. Под графическим образом понимают совокупность выбранных для изображения конкретной статистической информации линий, фигур, точек или символов, имеющих определенный формат изображения. Вспомогательные элементы графика - это, во-первых, поле графика ( пространство , на котором располагается геометрический образ, при этом длина и ширина поля графика , как правило, имеют между собой определенное соотношение), во-вторых, система координат и масштабные ориентиры (декартовы, полярные координаты , контурные линии или сетки с нанесенной на них масштабной шкалой), и, в-третьих, экспликация графика , которая представляет собой необходимый разъяснительный текст, прилагаемый к графику: его название, подписи масштабных шкал, смысловое содержание применяемых символов и знаков (легенда графика ).

Статистические графики можно классифицировать по следующим признакам:

1. аналитическое предназначение;
2. способ построения;
3. символы геометрического образа.

По аналитическому предназначению различают графики сравнения, структуры, динамики, изображения вариационных рядов, графики взаимосвязи показателей.

По способу построения графики делятся на диаграммы и статистические карты.

Согласно используемым символам геометрического образа графики бывают точечные, линейные, фигурные (плоскостные или объемные) и пиктографики.

Для сравнения одноименных показателей, относящихся к различным временным периодам, объектам или территориям, применяют линейные графики и различные виды диаграмм: столбиковую, ленточную, фигурную; а также пиктографики.

У линейного графика по оси абсцисс отмечаются временные периоды, объекты или территории, а по оси ординат - соответствующие им значения рассматриваемого показателя. Например, по данным табл. 4.10 построим линейный график изменения удельного веса убыточных организаций за период 2002-2006 гг. для экономики в целом (рис. 4.1).

Рис. 4.1.

Столбиковая диаграмма несет тот же аналитический смысл, что и линейный график . При ее построении на оси X располагаются элементы, подлежащие сравнению, которыми могут быть временные периоды, территории, либо объекты. Они находятся на одинаковом расстоянии друг от друга. Затем рисуются прямоугольники (столбики): сторона, являющаяся шириной, одинакова для всех сравниваемых элементов и располагается на оси X, высота прямоугольников откладывается по оси Y пропорционально значению сравниваемого показателя. Таким образом, ось Y должна иметь определенную масштабную шкалу, обязательно начинающуюся с нуля. Так, используя данные табл. 4.10, построим столбиковую диаграмму изменения удельного веса убыточных предприятий и организаций по всей экономике в целом (рис. 4.2).

Прямоугольники столбиковой диаграммы могут располагаться и вплотную друг к другу - расстояние между ними определяется произвольно, масштаб имеет лишь высота прямоугольников.

Столбиковые диаграммы могут одновременно демонстрировать изменение нескольких показателей. Для примера изобразим динамику удельного веса убыточных предприятий и организаций по отраслям экономики за несколько временных периодов (рис. 4.3).

Для четырех отраслей построим линейный график (рис. 4.4).

Ленточная (полосовая) диаграмма строится по тем же правилам, что и столбиковая, но прямоугольники, изображающие размеры показателя, располагаются не вертикально, а горизонтально. Данный вид диаграммы удобно применять в тех случаях, когда сравниваемые показатели могут принимать отрицательные значения. Например, магазин детской одежды "Сашенька" в течение года имел не только прибыль (+), но и нес убытки (рис. 4.5).

Для получения диаграмм сравнения могут использоваться и различные геометрические фигуры. Предположим, что количество заключенных договоров личного страхования, заключенных страховой компанией, составляло в 2003 г. 23 тыс., в 2004 г. - 64 тыс. Изобразим эти данные графически, для чего выберем в качестве фигурного знака квадрат. Чтобы найти стороны квадратов нужно извлечь квадратные корни из значений показателей: Выберем масштаб изображения, например, примем 1 см равным 3 тыс. Тогда сторона первого квадрата будет равна (4,8: 3) 1,6 см; второго (8: 3) 2,7 см. Итак, получим следующую диаграмму сравнения (рис. 4.6).

Вместо квадратов часто используются круги. Тогда изображаемые величины должны быть пропорциональны площади круга. Наглядность данного вида диаграмм тем больше, чем сильнее различаются между собой сравниваемые показатели. Действительно, если различия небольшие, то подобный график теряет свой смысл.

В динамических сравнениях, особенно если приводятся данные по месяцам года и в них присутствуют так называемые сезонные колебания, используются радиальные диаграммы. Для этого вычерчивается круг такого радиуса, чтобы при нанесении на него масштабной шкалы верхнее значение шкалы соответствовало наибольшему значению показателя. Затем весь круг делится на 12 частей (если мы рассматриваем помесячные данные) и проставляются номера либо названия месяцев около каждого радиуса. После этого на них откладываются в принятом масштабе значения показателей соответствующих месяцев, и полученные точки соединяются отрезками - образуется замкнутая ломаная линия. Пример построения радиальной диаграммы приведен на рис. 4.7.

Для изображения структуры явления используются прямоугольные или секторные диаграммы.

Продемонстрируем построение круговой секторной диаграммы на данных табл. 4.11.

Для того чтобы построить секторную диаграмму, необходимо определить величину углов секторов: 100% соответствует 360°, тогда 1% равен 3,6°. Пересчитаем наши данные:

• жилища: 12,8 * 3,6 = 46°;
• здания (кроме жилых) и сооружения: 41,9 * 3,6 = 151°;
• машины, оборудование, транспортные средства: 38,9 * 3,6 = 140°;
• прочие виды основных фондов: 6,4 * 3,6 = 23°.

Начертим круг произвольного радиуса и разделим его на четыре соответствующих сектора (рис. 4.8).

Изобразить графически структуру явления можно также с помощью ленточных (полосовых) диаграмм. В этом случае вычерчивается прямоугольник произвольной длины и ширины. Значение его длины принимается за 100%. Затем прямоугольник делится на части, соответствующие значениям долей тех компонент , из которых состоит явление. Так, по данным табл. 4.10 получим полосовую диаграмму, представленную на рис. 4.9.

Для одновременного изображения трех величин, одна из которых является произведением двух других, применяется особый график , называемый знаком Варзара. Поясним процедуру его построения на условном примере.

Знак Варзара имеет вид прямоугольника, длина и ширина которого соответствуют двум множителям произведения, а площадь - значению произведения, т.д. третьей величине. Так, в табл. 4.12 показатель "Капитализация" рассчитан как произведение рыночной стоимости акции на количество акций данного вида:

Основание прямоугольников примем за показатель количества, а высоту - за цену. Тогда площадь полученных прямоугольников будет изображать капитализацию. При построении знаков Варзара следует помнить, что основание и высота прямоугольников откладываются в своем масштабе независимо друг от друга (рис. 4.10).

Особое место в графическом анализе финансовой информации занимают биржевые статистические графики.

Для анализа данных фондовых, товарных и фьючерсных рынков чаще всего используют столбиковые биржевые графики (табл. 4.13).

По данным табл. 4.13 построим столбиковый биржевой график (рис. 4.11).

На столбиковом биржевом графике для каждого дня строится вертикальная черта (столбик): начало столбика соответствует значению минимальной в течение дня цены на акцию, вершина - максимальной цене, горизонтальная черта на столбике - цена в момент закрытия торгов.

Для одновременного изображения цен открытия и закрытия торгов, а также минимального и максимального значений цены служит график , часто называемый в литературе "ящики с усами". Для данных табл. 4.13 он выглядит так, как показано на рис. 4.12.

Здесь, в отличие от графика , приведенного на рис. 4.11, у каждого столбика имеется еще и "ящик" (отсюда и название - "ящики с усами"). Основание белого "ящика" соответствует цене открытия торгов, высота - цене закрытия; черный цвет "ящика" означает, что цена закрытия была ниже цены открытия торгов - в этом случае на графике они меняются местами.

Столбиковый график можно дополнить диаграммами показателя объема торгов. Для данных табл. 4.13 получим графический образ, представленный на рис. 4.13.

Поскольку график дополняется диаграммами, показывающими объемы торгов, то он имеет две вертикальные масштабные шкалы: слева находится шкала для показателя объема торгов, справа - для котировок акций.

График "ящики с усами" также можно дополнить диаграммами показателя объема торгов (рис. 4.14).

В современных статистических пакетах прикладных программ для графического представления статистической информации предлагается особый вид графиков - пиктографики.

Пиктографики составляются для каждого наблюдения, они имеют вид графических объектов (определенных символов) со многими элементами. Значения показателей соответствуют свойствам или размерам элементов пиктографика. С изменением значений показателей при переходе от одной единицы наблюдения к другой внешний вид пиктограммы меняется. Таким образом возникает возможность визуально классифицировать наблюдения по однородным группам.

Предположим, что имеется совокупность 10 промышленных предприятий, характеризующихся следующими показателями (табл. 4.14).

Проанализируем имеющуюся информацию графически с помощью пиктографиков.

Как построить диаграмму Ганта в Excel, автоматически проверять заявки на платеж, залатать дыры в таблицах, выгруженных из «1С»? Такие вопросы задали финансовые директора в ходе опроса, проведенного редакцией журнала. Некоторые из этих задач решаются с помощью встроенных инструментов программы, другие – за счет несложных комбинаций типовых функций.

По итогам опроса, проведенного редакцией журнала, был составлен перечень самых распространенных проблем, с которыми сталкиваются финансовые директора при работе в Excel, и для них подобраны наиболее оптимальные решения. Освоение предлагаемых приемов и техник потребует не более пяти минут, а экономия времени при составлении отчетов в Excel в дальнейшем будет существенной.

Выгрузка данных из учетной системы

Нередко источником данных для разно­образных управленческих отчетов служит информация, выгруженная из учетной сис­темы. Распространенный недостаток таких импортированных таблиц – пустые ячейки там, где должен быть указан какой-либо аналитический признак. Если в нескольких строках значение аналитики одинаково, зачастую оно указывается только в верхней строке. Подобное мешает построению сводных таблиц на основе выгруженных данных, не позволяет использовать фильтры и формулы по аналитике – одним словом, возникает целый ворох проблем.

Безусловно, при небольшом количестве таких незаполненных ячеек аналитические признаки можно копировать вручную. Если же число строк в таблице превышает несколько сотен, такой способ не годится. Да и когда данных немного, монотонные ручные операции – источник большинства ошибок. Поэтому лучше отказаться от ручного ввода и действовать по следующей схеме:

• выделяем столбец с незаполненными ячейками (диапазон A1:A12);
• оставляем в выделении только ячейки без значений. Для этого нужно нажать клавишу F5, в открывшемся диалоговом окне нажать кнопку «Выделить», далее выбрать условие «Пустые ячейки» и нажать «ОК»;
• в первую ячейку из этого диапазона (А2) вводим знак «равно» и нажимаем на клавиатуре кнопку «Вверх». В итоге получится формула, ссылающаяся на предыдущую ячейку. Но после ее появления надо нажать не Enter, а сочетание клавиш CTRL + Enter. Так формула скопируется во все выделенные ячейки;
• избавляемся от формул и оставляем только значения аналитики в столбце. Снова выделяем диапазон (A1:A12), копируем его и вставляем на то же самое место, но уже одни значения (щелкнуть правой кнопкой мыши по выделению – «Специальная вставка» – выбрать опцию «Вставить значения»).

Защита от ошибок ручного ввода

Те финансовые директора, кому постоянно приходится готовить планы или отчеты в разрезе контрагентов, не понаслышке знают, сколько хлопот доставляет отсутствие единообразия данных, введенных в разных таблицах. Например, бывает так. В ре­естре покупателей компания отражена как ООО «Ромашка», в отчете по дебиторам – «Ромашка», в платежном календаре – Romashka Ltd. Казалось бы, мелочь, и так понятно, о какой организации идет речь, но при попытке сделать сортировку по компаниям, построить сводную таблицу ничего хорошего не получится. У Excel на этот случай есть простой и удобный инструмент – проверка вводимых данных с раскрывающимся списком.

Итак, предположим, что нам крайне важно проверять правильность ввода на­именований товаров в отчете о продажах.

Начинаем с создания на любом листе списка правильных наименований товаров – образца, который Excel будет использовать для проверки вводимых данных. Дальше созданному диапазону надо дать имя для использования в дальнейшем в качестве источника данных для выпадающего списка. Для этого выделяем наш список (все ячейки, содержащие корректные наименования товаров), нажимаем сочетание клавиш CTRL + F3 и кнопку «Создать» и вводим имя диапазона без пробелов, к примеру, «Товары».

Теперь возвращаемся в отчет о продажах и выделяем ту область ячеек, куда будут вноситься названия товаров. Открываем вкладку «Данные» – «Проверка данных». В появившемся окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» задаем тип данных. В нашем случае – «Список» .

Пос­ле этого в появившейся строке «Источник» достаточно ввести ссылку на образцовый список наименований – «=Товары». После этого останется нажать кнопку «ОК».

Перейдя на одну из ячеек в отчете, куда будут заноситься наименования товаров, вы увидите, что рядом с ней появится стрелка. Теперь можно вводить номенклатуру вручную (Excel выдаст предупреждение, если была допущена ошибка) или выбирать из раскрывающегося списка.

Кстати, при помощи «Проверки» можно ограничивать размеры вводимых чисел («Целое» и «Действительное») и длину строки («Длина текста»), устанавливать диапазоны дат («Дата») или создать свое собственное ограничение, введя необходимую формулу («Другой»).

Наглядный отчет о движении денежных средств

Хорошей иллюстрацией к отчету о ДДС может стать каскадная диаграмма отклонений (см. рис. 1). Она характеризует динамику чистого денежного потока. Входящий остаток на январь у компании был в размере 100 млн рублей. За месяц чистый денежный поток оказался отрицательным – 10 млн рублей, а в феврале – еще –30 млн рублей.

рисунок 1. Построение каскадной диаграммы отклонений

Разобрались? Такие диаграммы очень удобны, но не входят в число стандартных. Вот как можно восполнить этот пробел:

• сначала готовим исходные данные – дополнительную таблицу, содержащую четыре столбца (см. рис. 1): дата (месяц), положительный и отрицательный чистые денежные потоки, а также вспомогательный столбец – остаток денежных средств на конец месяца (первое значение в нем – входящий остаток);
• выделяем таблицу (диапазон A1:D13) и строим на ее основе гистограмму с накоплением (на вкладке «Вставка» выбрать пункт «Гистограмма», далее – «Гистограмма с накоплением»);
• кликаем правой клавишей мышки по нижнему ряду данных диаграммы и делаем его невидимым. Для этого нужно выбрать в контекстном меню команду «Формат ряда данных» (на рис. 2). В открывшемся окне в категории «Заливка» указать «Нет заливки», в категории «Цвет линий» – «Нет линий». Остается нажать «ОК» – диаграмма готова.

рисунок 2. Выбор невидимой границы и прозрачной заливки

Актуальный курс валют в Excel

Очень часто в расчетах, выполненных с помощью Excel, нужно использовать актуальные курсы различных валют. Приведем пример из практики. Компания специализируется на торговле импортными товарами. Прайс-лист включает цену в долларах и рублях. Отпускная цена в рублях рассчитывается в Excel ежедневно по курсу Центробанка, увеличенному на 2 процента. Сам расчет не представляет труда при условии, что в таблицу ежедневно специалистом «руками» вносится актуальный курс доллара. Увы, но в компании, о которой идет речь, однажды курс не был изменен на актуальный вовремя. В результате клиенту выставили счет с неправильной ценой и этот счет был оплачен. Компания потеряла деньги. Этого не произошло бы, если бы обновление курса доверили Excel. Сделать это просто:

• нажимаем на вкладке «Данные» в группе «Получить внешние данные» кнопку «Из Веба»;
• в появившемся окне запроса (оно напоминает обычный интернет-браузер) вводим адрес сайта, с которого планируем брать информацию (например, yandex.ru или любой другой портал, публикующий актуальную информацию о курсе валют) и нажимаем «Пуск». Обратите внимание, что в Excel и на сайте должны быть одинаковыми знаки-разделители целой и дробной части числа (точка или запятая);
• как только страница загрузится, на ней появятся черно-желтые стрелки. Ими помечены области данных, пригодные для импорта в Excel (см. рис. 3). Остается кликнуть по стрелке рядом с интересующими данными и нажать кнопку «Импорт» в правом нижнем углу окна. Программа запросит, куда поместить новые данные, и загрузит их в нужные ячейки через несколько секунд;
• для настройки частоты обновления валютного курса нужно кликнуть правой кнопкой мыши по любой ячейке из вставленного диапазона. Далее в контекстном меню выбрать команду «Свойства диапазона данных» и указать наиболее приемлемый вариант – обновлять каждый раз при открытии файла или с периодичностью в несколько минут (количество минут указывается).

рисунок 3. Настройка автоматического обновления курса валют

Диаграмма Ганта в Excel

Самый популярный инструмент планирования и контроля сроков работ по тем или иным проектам – диаграмма Ганта. Но использовать специализированные решения, например MS Project, не всегда удобно. Лучше построить диаграмму Ганта в Excel. Самый простой способ – рисовать ее с помощью условного форматирования.

Сначала потребуется создать таблицу-заготовку с названиями работ, сроками их исполнения (даты начала, окончания, длительность), величиной задержек по этапам в днях и процентах (см. рис. 4).

рисунок 4. Диаграмма Ганта

На что стоит обратить внимание при подготовке этой таблицы:

• даты по горизонтали (на рис. 4 от ячейки G1 вправо по строке) зависят от сроков самого проекта. Для краткосрочных проектов, например, это один-два дня, для долгосрочных – неделя, месяц или более. Для универсальности можно указать шаг временной шкалы в отдельной ячейке, а потом ссылаться на нее при разметке дат;
• начало первого этапа (на рис. 4 ячейка B2) задается вручную;
• значение задержки по этапу определяет, через какое время пос­ле завершения предыдущего этапа начинается следующий. Она может быть как положительной (пауза между этапами), так и отрицательной (следующий этап выполняется одновременно с предыдущим). Технически это реализовано с помощью таких формул, как указано на рисунке 5.

рисунок 5. Исходная таблица для диаграммы Ганта

Теперь нужно настроить правила условного форматирования. Эта функция поможет разметить ячейки цветом, тем самым изобразить этапы проекта и их выполнение. Первое, что нужно сделать, – выделить диапазон таблицы, непосредственно предназначенный для отображения диаграммы Ганта (в примере его верхний левый угол – ячейка G2). Затем выбрать на вкладке «Главная» команду «Условное форматирование», кликнуть по пункту «Создать правило», затем «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек». Понадобится сформулировать всего два правила – заливать, например, синим цветом интервал, где работы уже завершены, голубым – еще выполняются. Эти условия задаются с помощью формул типа:

И(G$1>=$B2;G$1

И(G$1>=$B2;G$1

где И – это логическая функция, проверяющая все заданные в аргументах (перечисленных в скобках через точку с запятой) критерии и требующая обязательного выполнения каждого из них. Например, условие G$1>=$B2 – не что иное, как проверка того, позже ли дата текущей ячейки (G1), чем дата начала работ (B2), а G$1

Стоит обратить внимание на последовательность ввода условий, поскольку Excel проверяет их и применяет выбранное форматирование именно в том порядке, в котором они внесены.

Группировка данных в Excel

Предположим, у вас на руках сводная ведомость заказов, полученных от покупателей за предыдущий год. В таблице – более 5,5 тысячи записей (строк), основные колонки: «Номер заказа», «Дата», «Наименование товара», «Артикул», «Количество», «Сумма заказа в рублях без учета НДС». Задача – срочно сгруппировать все заказы по месяцам и кварталам, подсчитать по ним промежуточные итоги.

Самое простое и в то же время самое неэффективное решение – отсортировать все операции по дате, затем добавить после последнего числа каждого месяца пустую строку, в которой рассчитать итог автосуммой.

На выполнение всех этих действий уйдет уйма времени. А можно справиться за две минуты, если воспользоваться «Сводными таблицами».

Порядок действий будет таким:

• выделяем все ячейки исходной таблицы. После этого на вкладке «Вставка» нажимаем кнопку «Сводная таблица». В появившемся диалоговом окне нажимаем кнопку «ОК». Сразу же на новом листе появится макет сводной таблицы, а также список ее полей (колонок ведомости заказов в нашем случае);
• мышкой перетаскиваем поле «Дата» из списка полей в область «Названия строк», поле «Сумма заказа в рублях без учета НДС» – в область «Значения»;
• задаем «правильные» имена двум колонкам сводной таблицы – «Дата» и «Сумма заказа в рублях без учета НДС» соответственно. Макет уже приобрел вид нормальной, привычной таблицы, осталось немного;
• ставим курсор на первое значение колонки «Дата», переходим на вкладку меню «Данные» и кликаем кнопку «Группировать». В появившемся диалоговом окне выбираем условие группировки «Месяцы» и «Кварталы», нажимаем кнопку «ОК». Программа автоматически создаст структуру данных в разрезе кварталов и месяцев, а также посчитает итоги (см. рис. 6).

рисунок 6. Группировка данных по месяцам и кварталам

Проверка заявки на платеж на соответствие бюджету

Стандартная функция «СУММЕСЛИ» может творить чудеса. К примеру, с ее помощью, прежде чем согласовать очередную заявку на платеж, можно легко и быстро проверить, приведет ли это к перерасходу по той или иной статье бюджета движения денежных средств.

Предположим, что есть бюджет движения денежных средств, составленный на месяц. В нем отдельным блоком выделены статьи, платежи по которым осуществляются на основе поступающих заявок от подразделений (оплата товаров поставщикам, аренда, транспортные расходы). А также предусмотрены графы, названия которых говорят сами за себя: «План на месяц», «Факт на текущую дату», «Сумма заявленных, но не исполненных на текущую дату платежей», «Ожидаемые отклонения от бюджета при выполнении всех заявок».

Кроме того, есть реестр платежей, формируемый из заявок на оплату, поступающих от руководителей функциональных подразделений. У ре­естра аналитика такая: дата подачи заявки, реквизиты счета, подразделение, инициировавшее платеж, а также сумма. Самое главное – для каждой заявки на платеж указывается бюджетная статья, в рамках которой будет осуществлена выплата и статус заявки – «Оплачено» или нет (в последнем случае графа не заполняется).

А теперь о том, как организовать автоматическую проверку платежных заявок на базе этих таблиц:

• добавляем в реестр платежей еще одну колонку. Она предназначена исключительно для служебных целей – для решения технических задач. В ее ячейки вводим следующую формулу:

  =F14&" "&H14,

  Где F14 – ссылка на ячейку, в которой указывается, по какой статье бюджета запланирована выплата, Н14 – ссылка на ячейку со статусом заявки (оплачено или нет), а знак & – функция, объединяющая текстовые значения. Пробел в кавычках (" ") введен в формулу для того, чтобы текст не слипался. Если в ячейке F14 указано «Оплата товаров», Н14 – «Оплачено», то выше описанная формула выдаст вот такой результат: «Оплата товаров оплачено»;

• проверяем, совпадают ли наименования бюджетных статей в реестре заявок и в бюджете движения денежных средств. Они должны быть полностью идентичны;
• в бюджете денежных средств по каждой статье расходов рассчитываем фактический расход денежных средств на текущую дату. Например, чтобы определить, сколько средств потратила компания на оплату товаров, в ячейку на пересечении строки «Оплата товаров» и графы «Факт на текущую дату» вводится формула:

  =СУММЕСЛИ("Реестр заявок на платеж"!I14:I57;"Оплата товаров оплачено";"Реестр заявок на платеж"!G14:G39),

  Где "Реестр заявок на платеж"!I14:I57 – ссылка на все ячейки технического столбца в реестре заявок. Перебирая данные из этого столбца, функция будет либо складывать суммы заявок, либо игнорировать их. «Оплата товаров оплачено» – это и есть критерий, которым будет руководствоваться программа, решая, учитывать тот или иной платеж или нет. Совпадает значение в ячейках технического столбца с этой фразой – складывать, нет – пропускать. "Реестр заявок на платеж"!G14:G39 – ссылка на все ячейки, содержащие суммы по заявкам на платеж. Аналогично вводятся формулы для всех статей, оплата по которым осуществляется на основании заявок от руководителей подразделений (см. рис. 7);

• добавляем в бюджет движения денежных средств данные о тех заявках, которые еще не были оплачены. Иначе говоря, нужно заполнить графу «Сумма заявленных, но не исполненных на текущую дату платежей». Логика будет той же, что и в предыдущем случае. Разница в том, что вместо оплаченных заявок надо будет заставить Excel отобрать те, по которым деньги еще не ушли. Формула выглядит так:

  =СУММЕСЛИ("Реестр заявок на платеж"!I14:I57;"Оплата товаров";"Реестр заявок на платеж"!G14:G39).

Обратите внимание, что в критерии отбора заявок («Оплата товаров») после названия статьи бюджета должен стоять пробел. Помните, создавая технический столбец в реестре заявок, мы добавили знак пробела? Его и надо учесть. Иначе ничего работать не будет.

Теперь все готово. В бюджете есть данные о запланированных выплатах на месяц, фактически осуществленных (оплаченные заявки) и предстоящих (заявленные, но не исполненные платежи). Этих сведений более чем достаточно, чтобы заранее предвидеть перерасход бюджета. Кстати, по мере добавления заявок в реестр (или изменения их статуса), благодаря функции «СУММЕСЛИ» данные будут мгновенно меняться.

Автоматически форматируемые таблицы и отчеты

Когда необходимо добавить строки и столбцы в таблицу (ввести дополнительные статьи доходов и расходов, новые наименования продукции и т. д.), каждый раз приходится повторять ввод формул, следить, чтобы не поплыли ссылки на ячейки, исправлять выпадающие спис­ки, заново определять диапазоны исходных данных для сводных таблиц. Элегантным решением может стать создание динамического именованного диапазона, который будет автоматически подстраи­ваться под вновь добавляемые строки и столбцы.

>>Информатика: Деловая графика в задачах планирования и управления

Деловая графика в задачах планирования и управления

При решении задач планирования и управления очень важна форма отображения результатов. Чем это отображение нагляднее, тем легче воспринимаются результаты человеком. Самой наглядной формой представления информации являются рисунки, графики и диаграммы.

Это породило в информатике целое направление, называемое компьютерной графикой. Компьютерная графика подразделяется на несколько видов: иллюстративная, деловая, инженерная я научная. Деловая графика состоит в визуализации, то есть представлении в наглядной форме больших массивов числовой информации.

Представьте себе огромный годовой отчет о работе предприятия , состоящий из множества числовых таблиц, содержание которых воспринять человеку в целом очень трудно. Но если эту же информацию представить в виде диаграмм, как она становится обозримой, лучше понимается характер изменения величин, легче производится их сравнение. Табличные процессоры содержат развитые средства деловой графики. Познакомимся с основными понятиями деловой графики.

Это средство графического представления количественной информации, предназначенное для сравнения значений величин или нескольких значений одной величины, слежения за изменением их значений и так далее.

Как правило, строятся в прямоугольной системе координат, где по горизонтальной оси ОХ откладываются значения независимой переменной (аргумента), а по вертикальной оси ОY - значения зависимой переменной (функции). На один рисунок может быть выведено одновременно несколько диаграмм.

При графической обработке числовой информации с помощью табличного процессора следует:

1) указать область данных (блок ячеек), по которым будет строиться диаграмма;

2) определить последовательность выбора данных (по строкам или по столбцам) из выбранного блока.

При выборе по столбцам х-координаты берутся из крайнего левого столбца выделенного блока. Остальные столбцы содержат у-координаты диаграмм. По количеству столбцов определяется количество строящихся диаграмм. При выборе по строкам самая верхняя строка выделенного блока является строкой х-координат, остальные строки содержат у-координаты. Типы диаграмм и способы их построения рассмотрим на конкретном примере.

Пример . Три друга Андрей, Илья и Сергей решили во время школьных каникул поработать распространителями популярной газеты « Садовод-огородник». Друзья работали в течение недели. Число газет, проданных каждым из ребят за каждый день, залесено в электронную таблицу в виде, представленном в табл. 2.1.

Гистограмма (столбчатая диаграмма) применяется для отражения дискретного изменения одной или нескольких величин. На рис. 2.5 представлена гистограмма, отражающая результаты торговли Андрея в каждый день недели.

Рис. 2.5. Гистограмма в Excel

Вторая диаграмма (рис. 2.6) представляет собой множественную гистограмму. Она дает возможность наглядно сравнить три величины: результаты торговли Андрея, Ильи и Сергея.

На рис. 2.7 представлена ярусная диаграмма. Другое название - гистограмма с накоплением. Здесь каждый столбик - это сумма трех величин. Диаграмма дает представление о вкладе каждой величины в общую сумму.

"
Рис, 2.7. Ярусная диаграмма (гистограмма с накоплением)

График позволяет отразить изменение одной или нескольких величин в виде непрерывных линий. На рис. 2.8 в виде графика отражена та же информация, что приведена на рис. 2.5 в виде гистограммы. Аналогично рис. 2.9 отображает ту же информацию, что и рис. 2.6

Рис. 2.8 График в Excel Рис. 2.9 Отображение нескольких
графиков в Excel

Круговая диаграмма служит для сравнения значении нескольких величин в одной точке. Применение круговой диаграммы бывает особенно наглядным, если величины в сумме составляет некоторое единое целое (100%).

MS Excel содержит еще целый ряд других типов и видов диаграмм, с которыми вы можете познакомиться экспериментально.

Коротко о главном

Деловая графика - средство визуализации, то есть представления в наглядной форме, массивов числовых данных.

Данные для диаграммы выбираются из выделенного блока таблицы. Возможен выбор данных по столбцам и по строкам.

Столбчатые диаграммы называются гистограммами и отражают дискретное распределение величин. Можно построить как одиночную так и множественную гистограмму.

График рассматривается как разновидность диаграммы. На графике отражается непрерывный процесс изменения величины.

Круговая диаграмма используется для представления вклада нескольких величин в единое целое.

Вопросы и задания

1. В чем состоит назначение диаграмм?

2. Как определяется область выбора данных из таблицы для построения диаграммы и порядок выбора? Какие величины откладываются по горизонтальной (ОХ) оси и вертикальной (ОУ) оси?

3. В каких ситуациях предпочтительнее использовать: гистограммы; графики; круговые диаграммы?

4. Постройте таблицу, отражающую число уроков в вашем классе и в двух-трех других классах каждый день недели. На основании этих данных представьте эскизы различных видов диаграмм, рассмотренных в данном параграфе.

Семакин И.Г., Хеннер Е.К., Информатика и ИКТ, 11

Отослано читателями из интернет-сайтов