Отправить эту статью на мою почту
В этой статье мы рассмотрим, где установить в 1С дату запрета редактирования данных, и какие варианты этой настройки доступны пользователям.
Цель этой настройки заключается в том, чтобы ограничить, либо закрыть доступ к правке данных за прошлый период, по которому уже сформирована отчетность и правки недопустимы.
В типовых конфигурациях последних версий, таких как БП, УТ, Розница, ERP и ЗУП настройки схожи, поэтому эта статья поможет установить в любой из вышеперечисленных систем 1с дату запрета редактирования.
Для начала работы включите опцию Даты запрета изменения в настройках пользователей и прав раздела администрирования. В результате появиться ссылка Настроить, нажав которую вы перейдете в окно настроек.
Здесь представлено три способа настроек. Первый - Не установлено. С ним все понятно из названия, он позволяет вводить и редактировать данные любых периодов.
Второй способ – Для всех пользователей. При его выборе правила устанавливаются для всех пользователей, работающих в информационной базе.
Окно разделено на две части: верхнее (Дата запрета) и нижнее (Способы указания).
В верхней части окна устанавливается в 1С дата запрета редактирования данных. Обратите внимание на ссылку Больше возможностей/Меньше возможностей, т.к. если выбран режим с меньшими возможностями, то доступна только установка конкретной даты запрета. При выборе больших возможностей становится доступен выбор различных вариантов дат и указания дней отсрочки вступления в действие (т.е. в эти дни все еще будет доступно внесение корректировок).
В нижней части окна выбирается способ указания даты запрета. В зависимости от выбранного способа видоизменяется верхняя часть окна.
Общая дата – в этом варианте число единое для всех объектов базы.
По разделам – число можно установить персонально для каждого раздела. При его выборе верхняя часть окна видоизменяется, в ней автоматически заполняется список всех разделов и назначение даты здесь выполняется в каждой строке.
По разделам и объектам – предусматривает закрытие доступа к изменению данных в разрезе разделов и объектов программы, так же как и во втором способе заполняется список разделов и даты назначаются индивидуально для каждой строки, но при этом по команде подобрать можно выбрать конкретное объект базы, для которого будут установлены индивидуальные настройки.
Т.е. для заполнения настроек вам сначала надо выбрать подходящий способ, а затем уже исходя из него устанавливать дату. Для лучшего понимания приведем пример со скриншотами.
1. Надо закрыть доступ для всех данных системы вплоть до 31.12.2017.
2. Требуется закрыть доступ к изменениям данных за прошлый период вплоть до конца прошлой недели, но при этом надо оставить 5 дней на проверку и внесение необходимых корректировок.
3. Надо запретить редактировать за предыдущие года по разделу Бухгалтерский учет.
4. Надо установить запрет изменений всех разделов кроме Планирования (по нему установить запрет текущим числом).
5. Надо запретить вносить все изменения за прошлые года для всех организаций по разделу Бухгалтерский учет, а для ООО «Югстрой» и за предыдущий квартал.
И теперь перейдем к третьему варианту настроек – По пользователям. Он похож на второй, но к нему добавляется еще одна часть окна настроек – это выбор пользователей для которых будут действовать настройки. Таким образом, сначала надо подобрать пользователя, затем выбрать способ, а затем установить в 1С дату запрета редактирования.
Пример. Необходимо запретить полностью редактирование данных за предыдущие месяца всем, кроме главного бухгалтера, ему оставить право на внесение изменений данных этого года.
Для предотвращения искажения данных в системах автоматизированного учета определяется дата, ограничивающая период, в котором документы доступны для редактирования либо их содержание может быть синхронизировано с внешними источниками. Контроль за соблюдением ограничения возлагается на приложение, которое в зависимости от прав и других настроек предоставляет пользователю доступ к документу в допустимом режиме, например, только для чтения. Инструментарий, с помощью которого устанавливается «дата запрета», в УНФ обеспечивает довольно обширный перечень вариантов настройки этого параметра.
Настройки системы по установке ограничивающей даты выполняются в разделе «Компания / Настройки / Администрирование / Поддержка и обслуживание». В окне, открывшемся при следовании по указанному маршруту, размещен флаг «Запрещать изменения прошлых периодов». Установка флага делает доступным переход по ссылке «Дата запрета изменения данных» в окно, где пользователь имеет возможность определить желаемые настройки.
Пороговое значение может быть установлено как единообразным для всех пользователей, так и персонально или для выбранной организации, если в единой базе ведется учет нескольких фирм.
Выбрав кнопку «Для всех пользователей» и заполнив поле «Дата запрета» конкретным значением, пользователь ограничивает редактирование любых документов, датированных более ранними числами. При их открытии недоступными для нажатия оказываются кнопки форм, выпадающих списков, флаги и т. п.
Указание конкретной даты – очевидный, но не самый эффективный метод определения даты запрета, поскольку с течением времени потребуется повторение указанной операции с новым значением и контроль за своевременностью ее исполнения возлагается при этом на человека.
Система предусматривает использование относительных величин при определении «закрытого» периода. Инструменты становятся доступными при нажатии на ссылку «Больше возможностей>>». Приложение предлагает выпадающий список с наиболее употребительными значениями, в том числе:
Выбор зависит от содержания учетной политики предприятия.
Здесь же, используя флаг «Вступает в действие с отсрочкой», пользователь определяет промежуток времени, в который документы будут доступны для редактирования по окончании установленного периода. Подобный тайм-аут обычен для всех организаций. Он используется для проверки первичных документов, необходимых сверок и корректировок, после чего период объявляется закрытым. После ввода параметров система выводит описание созданного периода в текстовой форме с тем, чтобы пользователь мог убедиться в верности своих действий.
В том же окне ниже размещена группа «Другие способы указания даты запрета», где приложение предоставляет возможность гибкой установки ограничивающего параметра в зависимости от раздела и организации, к которым отнесен документ.
В разделах система отслеживает состояние документа, в перечне организаций – наименование выбранного предприятия. В табличной части доступны варианты установки особого значения по документам разделов и организаций:
Например, чтобы установить ограничение для всех документов организации «Качественная сборка» следует выполнить действия:
Другим примером может служить запрет на изменение заказов, завершенных в прошлом месяце.
К настройке параметров, влияющих на работу отдельных пользователей, переходят по кнопке «По пользователям». Выбор сотрудников инициируется нажатием кнопки «Подобрать». После составления списка указание дат проводится уже известным способом, при этом возможна настройка ограничений по разделам и предприятиям.
Продукты семейства 1С допускают в случае необходимости синхронизацию данных. Синхронизация преследует в качестве цели поддержание данных в целостном и непротиворечивом состоянии, если они параллельно обрабатываются в системах с различной функциональностью. Дата запрета загрузки ограничивает перенос для того, чтобы обеспечить сохранение ранее загруженных, проверенных и утвержденных данных.
Для доступа к параметрам необходимо проследовать по маршруту «Компания / Настройки / Интеграция с другими программами / Синхронизация с программами 1С-Предприятие». Настройка начинается с установки флажка «Запрещать загружать данные прошлых периодов» и перехода по ссылке «Дата запрета загрузки данных».
Интерфейс окна аналогичен описанному ранее. Отличие состоит в том, что определение параметров ведется в разрезе информационных баз, с которыми настроена синхронизация данных справочников и документов.
Установка Даты запрета редактирования данных предусмотрена во множестве конфигураций,
которые перечислены ниже (возможно, это не полный список).
Дату запрета редактирования нужно устанавливать, чтобы:
а) воспрепятствовать случайному редактированию данных прошлых периодов;
б) защитить рассчитанные и выверенные результаты, чтобы ничего не сбилось, что уже рассчитано.
в) ограничить работу сотрудника в программе в пределах периода (один день, неделя, месяц, квартал и т.д.)
Механизм даты запрета редактирования - не позволяет менять именно движения рассчитанных периодов. Его логично использовать кратно расчетному периоду, т.е. сдвигать период после закрытия отчетного (налогового) периода и сдачи всех отчетностей.
Сдвигать период можно вручную или доверить эту работу Роботу, который будет это делать за Вас. Отличие Робота от человека в том, что Робот не забывает установить новую Дату запрета редактирования, когда это нужно сделать.
Кроме этого, бывают такие случаи, когда Администратора просят открыть закрытый период, установить Дату запрета редактирования более ранней датой, но забывают сообщить, что нужно Дату запрета редактирования установить прежней. Когда база одна-две, всё можно держать в голове, но когда их десяток и более - лучше пусть Робот за этим следит.
Ниже перечислены конфигурации, на которых тестировалась обработка (указано жирным шрифтом ),
а также показано для каждой конфигурации, где в программе настраивается Дата запрета редактирования и как добавить внешнюю обработку в программу.
1) Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 (3.0.63.20)
2) Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1 (3.1.7.61)
Администрирование - Настройки пользователей и права - Даты запрета изменения - Изменить - По пользователям
Администрирование - Печатные формы, отчеты и обработки - Дополнительные отчеты и обработки - Создать - выбрать внешнюю обработку
3) Управление торговлей, редакция 11 (11.4.3.167)
4) Розница, редакция 2.2 (2.2.9.19)
Администрирование - Пользователи и права - Даты запрета изменения - Изменить - По пользователям
Администрирование - Печатные формы, отчеты и обработки - Дополнительные отчеты и обработки - Создать - выбрать внешнюю обработку
5) Комплексная автоматизация 2 (2.4.5.24)
НСИ и администрирование - Настройки пользователей и прав - Даты запрета изменения - Изменить - По пользователям
НСИ и администрирование - Печатные формы, отчеты и обработки - Дополнительные отчеты и обработки - Создать - выбрать внешнюю обработку
6) ERP Управление предприятием 2 (редакция 2.4) - не проверялось, но возможно будет работать
НСИ и администрирование - Администрирование - Поддержка и обслуживание - Регламентные операции - Дата запрета изменения
НСИ и администрирование - Администрирование - Печатные формы, отчеты и обработки - Отчеты и обработки - Дополнительные отчеты и обработки - Создать - выбрать внешнюю обработку
7) Управление нашей фирмой (редакция 1.6) - не проверялось, но возможно будет работать
Администрирование - Поддержка и обслуживание - Защита изменения прошлых периодов - Даты запрета изменений
Администрирование - Печатные формы, отчеты и обработки - Отчеты и обработки - Дополнительные отчеты и обработки - Создать - выбрать внешнюю обработку
8) Аренда и управление недвижимостью для "1С:Бухгалтерия 8", редакция 3.0 (3.0.47.28) - не проверялось, но возможно будет работать
Администрирование - Поддержка и обслуживание - Регламентные операции - Даты запрета изменения
Администрирование - Печатные формы, отчеты и обработки - Дополнительные отчеты и обработки - Создать - выбрать внешнюю обработку
В поле Комментарий, когда мы устанавливаем Дату запрета изменений - по пользователям, можно указать алгоритм установки Даты запрета изменения (смотрите скриншоты, прикреплены):
В поле Комментарий, обработка проверяет слева три символа.
[число] - когда указываем число, Робот отнимает от сегодняшней даты указанное количество дней т.е. число - это количество дней, которое нужно отнять от текущей даты. И так, каждый день. Когда Робот запускается, он считает эту разницу и устанавливает Дату запрета изменений.
- первый символ буква m (от слова month- месяц) и далее одно или два числа. Причем первая буква может быть в любом регистре (большая или маленькая) и написана в русской или английской раскладке клавиатуры. Примеры: m2, М3, м4, М10. Дата запрета устанавливается всегда в последний день месяца, а цифра означает последний день какого месяца. Пользователю, при такой настройке, всегда доступны все дни текущего месяца.
m1 - означает, что предыдущий месяц закрыт для изменений; m2 - означает, что предыдущий месяц доступен для изменений, а перед этим месяцем - закрыт для изменений.
- первый символ буква m (от слова day - день) и далее одно или два числа. Причем первая буква может быть в любом регистре (большая или маленькая) и написана в русской или английской раскладке клавиатуры. Примеры: d10, D3, д25, Д14. Пользователь может редактировать документы текущего и предыдущего месяца. Но, как только День у текущей даты будет больше, чем указано в настройке, пользователь сможет редактировать только документы текущего месяца. Это характерно для конфигурации ЗУП 3.1, как только рассчитали и выплати зарплату 10 числа, предыдущий месяц закрывается Роботом автоматически, по расписанию.
[ошибка] - В случае ошибки анализа поля Комментарий - Дата запрета редактирования - устанавливается 01.01.1950
Описание трудностей и нюансов
При установке Даты запрета изменений - данные становятся не доступны для редактирования пользователю (это защита от действий пользователя), но они (данные) могут быть изменены в результате синхронизации данных, если она используется в программе. Например, Бухгалтерия 3.0 - ЗУП 3.1
Обработка - Робот Дата запрета редактирования - может не работать, в случаях описанных ниже.
Такое может быть, когда обновление программы не закончено (если вы обновляете иногда конфигурацию) т.е. версия конфигурации поставщика и версия текущей программы. Эти версии должны совпадать (они как правило, одинаковые).
Может мешать Защита от опасных действий. Нужно её отключить. Для этого, в режиме конфигуратора необходимо открыть пользователя, под которым вы устанавливайте внешнюю обработку в программу, и в настройках убрать галочку «Защита от опасных действий». Другие варианты отключения Защита от опасных действий можно посмотреть по ссылке //сайт/public/693932/
Содержимое файла C:\Program Files\1cv8\conf\conf.cfg на кластере 1с (при изменении настроек, нужно перезапустить службу 1с) :
SystemLanguage=RU
DisableUnsafeActionProtection=.*
Проверить, что обработка корректно работает можно следующим способом:
Установить в расписании запуска обработки: запускать каждые 120 секунд.
(для Бухгалтерия 3.0) Администрирование - Обслуживание - Регламентные операции - Регламентные и фоновые задания - найти Робот Дата запрета
(для ЗУП 3.1) Администрирование - Обслуживание - Регламентные операции - Регламентные и фоновые задания - найти Робот Дата запрета
(для УТ 11) НСИ и Администрирование - Обслуживание - Регламентные операции - Регламентные и фоновые задания - найти Робот Дата запрета
(для Розница 2.2) Администрирование - Обслуживание - Регламентные операции - Регламентные и фоновые задания - найти Робот Дата запрета
(для КА 2) НСИ и Администрирование - Обслуживание - Регламентные операции - Регламентные и фоновые задания - найти Робот Дата запрета
Пишите в комментариях название и версию конфигурации, постараюсь вам помочь настроить, если будут трудности.
Код обработки открыт для изменений.
Возможность работы с «Датой запрета изменений» включается в разделе Администрирование – Поддержка и обслуживание, установкой галочки в поле Дата запрета изменений:
«Дата включения изменений» – это константа, дающая сигнал программе 1С при работе с данными базы анализировать регистр сведений «Дата запрета изменения (загрузки) данных».
Этот регистр общий для дат запретов по изменению объектов базы 1С и загрузки данных при синхронизации:
Пока дата запрета не настроена, регистр – пуст, то программа 1С не препятствует изменению данных в базе. Это может вызывать неудобство при работе в программе 1С.
Работать с датой запрета изменений могут только пользователи 1С, имеющие:
Настраивать «Дату запрета изменений» в программе 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 можно через раздел Администрирование – Поддержка и обслуживание – Настроить:
В 1С 8.3 применяются следующие варианты установки даты запрета изменений:
При выборе этой настройки действуют одинаковые правила для всех работающих в базе 1С. Устанавливаем «Общую дату». Это удобно делать после того, как месяц проверен, закрыт и по нему сформирована отчетность.
При ручном изменении «Даты запрета изменений» выбирается произвольная дата и осуществляется ручной ввод даты ответственным пользователем 1С:
В нашем примере при такой настройке никто из пользователей 1С не сможет изменить данные по 31 марта 2016 года. Ответственный пользователь 1С, с необходимыми , входит в настройку и меняет дату запрета изменений после закрытия периода.
Автоматическое изменение “даты запрета изменения” данных применяется к периодам:
Для примера установим дату запрета на конец прошлого месяца:
Автоматическое выставление даты запрета выполняется специальной регламентной операцией. Проверить выполнение этой задачи можно из раздела Администрирование – Поддержка и Обслуживание – Регламентные операции:
Введем регламентную операцию для автоматического расчета даты запрета изменений и настроим расписания по его выполнению: кн. Еще – Добавить – Заполнение данных для ограничения доступа:
Настраиваем расписание выполнения регламентного задания, например, 1 раз в день, ежедневно, с 01-04-2014. Настройка расписания – закладка Общие:
Настройка расписания – закладка Дневное:
Настройка расписания – закладка Недельное:
Настройка расписания – закладка Месячное:
Итоговая настройка:
В выполняемых регламентных заданиях появилось новое задание “Заполнение данных для ограничения доступа”:
Проверим выполнение регламентного задания, запустив его на выполнение по кн. Выполнить сейчас – задание успешно выполнено:
Теперь в 1С 8.3 автоматически ежедневно будет проверяться и в конце месяца изменяться дата запрета редактирования.
Для примера сделаем настройки для автоматического изменения “Даты запрета”, где не только будет в конце месяца автоматически выставляться дата запрета изменения, но и по заданным настройкам программа 1С будет давать возможность вносить правки заданное число дней, после наступления события даты запрета изменений.
Это удобно, поскольку документы иногда запаздывают и вносятся в базу данных 1С после завершения месяца еще какое-то время. Это время необходимо пользователям 1С для проведения всех регламентных операций. Поэтому бухгалтерам можно предоставить возможность работать, например в течение недели после наступления конца месяца и редактировать данные за прошлый месяц.
Выглядеть это будет так:
При наличии нескольких организаций, в базе данных 1С можно выставить дату запрета редактирования по каждой организации отдельно. Для этого включается настройка «Способ указания даты запрета – по объектам»:
По кнопке Подобрать вводим соответствующие настройки в программу 1С и осуществляем подбор организаций для индивидуальных настроек даты запрета:
Вот как может выглядеть настройка по организациям в результате:
Выбираем в поле «Установка даты запрета» – По пользователям:
Рассмотрим уже на основе разобранных выше настроек, какие тут возможны варианты установки даты запрета редактирования.
Для разных пользователей указывается “Общая дата” и выставляется вручную ответственным пользователем 1С:
Общая дата запрета для разных пользователей 1С, выставляется автоматически регламентной задачей на конец месяца. При этом, есть возможность изменять данные в базе 1С после наступления даты запрета. Например, установим 5 дней:
В программе 1С есть возможность настроить отдельную дату запрета по каждому пользователю:
Для некоторых пользователей 1С даты запрета вводятся по организациям, с которыми они работают. Например, сделаем настройку для пользователя Любимова В.Ю. по организациям:
Итак, мы очень подробно рассмотрели настройки даты запрета в конфигурации Бухгалтерия 3.0 через раздел Администрирования. Все внесенные настройки сохранились в регистре сведений «Дата запрета изменения (загрузки) данных»:
Мы всегда можем распечатать отчет по установленным настройкам запрета изменений данных в программе 1С по кнопке Отчет :
Формируется печатная форма отчета по настройкам даты запрета изменения данных:
Возможность работы с «Датой запрета загрузки» включается при настройке “Синхронизации данных” в разделе Администрирование и установкой галочки в поле «Дата запрета изменений»:
Настройка полностью идентична рассмотренной выше настройке даты запрета изменений:
Как мы видим, дата запрета изменений может:
Настройка даты запрета для всех информационных баз 1С с учетом выше рассмотренного механизма настройки может выглядеть так:
