Если на одном рабочем листе используются данные из другого листа, то эти листы считаются связанными. С помощью связывания можно свести воедино значения ячеек из нескольких разных таблиц на одном рабочем листе.
Изменение содержимого ячейки на одном листе или таблице (источнике ) рабочей книги приводит к изменению связанных с ней ячеек в листах или таблицах (приемниках ). Этот принцип отличает связывание листов от простого копирования содержимого ячеек из одного листа в другой.
В зависимости от техники исполнения связывание бывает “прямым“ и через командуСПЕЦИАЛЬНАЯ ВСТАВКА .
Прямое связывание листов используется непосредственно при вводе формулы в ячейку, когда в качестве одного из элементов формулы используется ссылка на ячейку другого листа. Например, если в ячейке таблицы В4 на рабочем Листе2 содержится формула, которая использует ссылку на ячейку А4 другого рабочего листа (например, Листа1) и оба листа загружены данными, то такое связывание листов называется “прямым”.
Термин “прямое” связывание обозначает, чтопользователь сам непосредственно при вводе формулыуказывает имя листа иабсолютный адрес ячейки , разделенные восклицательным знаком "!".
Примеры формул: = C5*Лист1! A4
Лист3! В2*100%
Лист1! A1- Лист2! A1
Примечание.
Для указания ссылки на ячейки и листы, находящиеся в незагруженных (неоткрытых) рабочих книгах, в формуле нужно без пробелов задать полный путь местонахождения файла. Путь задается в одинарных кавычках, где указывается название диска, каталога (папки), имя рабочей книги (имя файла) в квадратных скобках и имя листа, на который идет ссылка.
Связывание через команду СПЕЦИАЛЬНАЯ ВСТАВКА производится, если какая либо ячейка таблицы на одном рабочем листе должна содержать значение ячейки из другого рабочего листа.
Чтобы отразить в ячейке С4 на листе Цена значение ячейки Н4 на исходном листеЗакупка , нужно поместить курсор на ячейку Н4 исходного листа и выполнить командуПравка–Копировать . На листеЦена поставить курсор на ячейку С4, которую необходимо связать с исходной, и выполнить командуПравка–Специальная вставка–Вставить связь (см рис. 8). Тогда на листеЦена появится указание на ячейку исходного листа Закупка , например:= Закупка!$Н$4
При таком связывании EXCEL автоматически использует абсолютный адрес на ячейку, т.к. относительный адрес обращения может привести к ошибкам, особенно если обращаться к незагруженным файлам (рабочим книгам).
Задание. Свяжите ячейки С4, С5, С6, С7, С8 в таблицеРасходы на закупку на листеЦена с соответствующими ячейками на листеЗакупка , используя различные способысвязывания ячеек (рис. 8).
Рис. 8 Связывание ячеек различных рабочих листов
! При связывании ячеек определите, какие ячейки являются исходными.
! Для одной связываемой таблицы исходными могут быть ячейки из разных таблиц на различных рабочих листах или на текущем листе.
Перед выполнением самостоятельного задания, рассмотрим на примере таблиц листа Цена связывание ячеек.
Например:
на листе Цена в таблицеРасходы на закупку ячейки А4:А8 связаны с ячейками таблицыКоличество закупленной продукции на листеЗакупка ;
ячейки В4:В8 являются исходными, т.к. содержат первоначальные сведения о ценах закупленного товара;
ячейки С4:С8 связаны с ячейками Н4:Н8 на листе Закупка ;
ячейки D4:D8 содержат формулы подсчета затраченных средств на приобретенный товар и ссылаются на ячейки собственной таблицы (например, формула в ячейкеD4 имеет вид =В4*С4, что означает умножение цены товара на его количество);
ячейка D9 является суммой ячеекD4:D8;
во второй таблице Расчет цен на этом же листе ячейки А14:А18 связаны аналогично п.1;
ячейки В14:В18 являются связанными с исходными ячейками текущего листа В4:В8;
ячейки С4:С8 являются исходными, т.к. содержат первоначальные сведения о наценке салона на закупленный товар;
ячейки D14:D18 содержат формулы расчета цены продажи товара и ссылаются на ячейки собственной таблицы (например, формула в ячейкеD14 имеет вид =В14*С14+В14, что означает умножение закупочной цены на установленный процент наценки, что дает сумму наценки, которую надо прибавить к закупочной цене);
После выполнения всех операций с этими таблицами произведите проверку их "работоспособности".
Измените наименование товара –Диван в ячейке А4 на листеЗакупка на другое – напримерСофа.
Измените количество закупленного товараСофа в июне (в ячейкеG4 на листеЗакупка введите число 11).
Измените цену закупки Софы в ячейке В4 на листеЦена на другую – 2500,00 р.
Измените процент наценки Софы в ячейке С14 на листеЦена с 50% на 32%.
Проверьте , произошли изменения в связанных таблицах или нет?
Обратите внимание, на какие ячейки различных таблиц повлияли внесенные изменения.
Внимание! При связывании ячеек через СПЕЦИАЛЬНУЮ ВСТАВКУ... копирование на соседние ячейки становится проблематичным из-за абсолютной адресации ячеек.
Задание 1. Выполните связывание ячеек остальных таблиц рабочей книги, используя различные способы.
Указание. В таблицах по расчету выручки и дохода за 1 квартал используется формула суммирования исходных ячеек только 1 квартала.
Задание 2. Создайте на листах Выручка и Доход таблицы по расчету за 2 квартал. Свяжите эти таблицы с соответствующими исходными данными.
Указание.
Задание 3. Постройте круговую диаграмму на листе Доход и проанализируйте распределение дохода по видам продукции.
Задание 4. Добавьте в конец рабочей книги рабочий лист Сводная ведомость. Создайте на нем сводную таблицу, отражающую по наименованиям товаров количество закупки и продажи, наценку, закупочную и продажную цены, доход от реализации за 1 квартал и за 2 квартал. Свяжите эту таблицу с соответствующими исходными данными на других рабочих листах.
Указание. В таблицах по расчету выручки и дохода за 2 квартал используйте исходные ячейки только 2 квартала.
Связь между таблицами Excel – это формула, которая возвращает данные с ячейки другой рабочей книги. Когда вы открываете книгу, содержащую связи, Excel считывает последнюю информацию с книги-источника (обновление связей)
Межтабличные связи в Excel используются для получения данных как с других листов рабочей книги, так и с других рабочих книг Excel. К примеру, у вас имеется таблица с расчетом итоговой суммы продаж. В расчете используются цены на продукт и объем продаж. В таком случае имеет смысл создать отдельную таблицу с данными по ценам, которые будут подтягиваться с помощью связей первой таблицы.
Когда вы создаете связь между таблицами, Excel создает формулу, которая включает в себя имя исходной книги, заключенную в скобки , имя листа с восклицательным знаком на конце и .
Есть еще один, более простой, вариант создания связи между таблицами. В ячейку, куда мы хотим вставить связь, ставим знак равенства (так же как и для обычной формулы), переходим в исходную книгу, выбираем ячейку, которую хотим связать, щелкаем Enter.
Вы можете использовать инструменты копирования и автозаполнения для формул связи так же, как и для обычных формул.
Прежде чем вы начнете распространять знания на свои грандиозные идеи, прочитайте несколько советов по работе со связями в Excel:
Делайте легко отслеживаемые связи. Не существует автоматического поиска всех ячеек, содержащих ссылки. Поэтому, используйте определенный формат, чтобы быстро идентифицировать связи с другими таблицами, в противном случае, документ, содержащий ссылки, может разрастись до такой степени, что его будет трудно поддерживать.
Автоматические вычисления. Исходная книга должна работать в режиме автоматического вычисления (установлено по умолчанию). Для переключения параметра вычисления перейдите по вкладке Формулы в группу Вычисление. Выберите Параметры вычислений –> Автоматически.
Для ручного обновления связи между таблицами, перейдите по вкладке Данные в группу Подключения . Щелкните по кнопке Изменить связи.
В появившемся диалоговом окне Изменение связей, Обновить.
Разрыв связи с источником приведет к замене существующих формул связи на значения, которые они возвращают. Например, связь =[Источник.xlsx]Цены!$B$4 будет заменена на 16. Разрыв связи нельзя отменить, поэтому прежде чем совершить операцию, рекомендую сохранить книгу.
Перейдите по вкладке Данные в группу Подключения . Щелкните по кнопке Изменить связи. В появившемся диалоговом окне Изменение связей, выберите интересующую вас связь и щелкните по кнопке Разорвать связь.
Листы рабочей книги
До сих пор работали только с одним листом рабочей книги. Часто бывает полезно использовать несколько рабочих листов.
В нижней части экрана видны Ярлычки листов. Если щелкнуть на ярлычке левой клавишей мыши, то указанный лист становится активным и перемещается наверх. Щелчок правой кнопкой на ярлычке вызовет меню для таких действий с листом, как перемещение, удаление, переименование и т.д.
В левом нижнем углу окна рабочей книги находятся кнопки прокрутки с помощью которых можно переходить от одного рабочего листа к другому.
Щелкнув правой кнопкой мыши на кнопках прокрутки ярлычков, можно открыть констектно зависимое меню для выбора нужного рабочего листа.
Расположение рабочих книг
Предположим, вы хотите видеть на экране сразу все открытые книги, Excel без труда выполнит ваше желание, причем вы сможете легко ориентироваться в своих книгах. С помощью команды Excel Окно Расположить можно расположить открытые рабочие книги на экране четырьмя способами.
* рядом -- рабочие книги открываются в маленьких окнах, на которые делится весь экран "плиточным" способом;
* сверху вниз -- открытые рабочие книги отображаются в окнах, имеющих вид горизонтальных полос,
* слева направо -- открытые рабочие книги отображаются в окнах, имеющих вид вертикальных полос;
* каскадом -- рабочие книги (каждая в своем окне) "выкладываются" на экране слоями.
Переходы между рабочими книгами
Независимо от того, решили ли вы расположить на экране все открытые рабочие книги или просто "уложили" их друг на друга в порядке открытия, вы можете легко переходить от одной книги к другой. В Excel предусмотрено несколько быстрых способов перехода к нужной книге. Для этого можно использовать мышь, клавиши экстренного доступа или меню Excel Окно. Вот эти способы:
* щелкните на видимой части окна рабочей книги;
* нажмите клавиши
* откройте меню Excel Окно. В нижней его части содержится список открытых рабочих книг. Для перехода в нужную книгу просто щелкните по имени.
Копирование данных из одной рабочей книги в другую
С помощью команды Excel Копировать можно копировать данные из одной рабочей книги в другую. Например, вы открыли две рабочих книги одна из которых содержит квартальный бюджет, а другая -- годовой. Для экономии времени было бы неплохо скопировать данные по первому кварталу из первой рабочей книги во вторую. При этом исходные данные в первой рабочей книге не изменяв появится копия этих данных.
Чтобы скопировать данные из одной рабочей книги в другую, откройте обе рабочие книги. Выделите данные в первой книге и щелкните на кнопке Копировать панели инструментов Стандартная переключиться в другую книгу, используйте любой из перечисленных выше методов. Например, согласно одному из них, выберите из меню Окно имя второй рабочей книги. Перейдите в нужный рабочий лист и выделите ячейку, в которую предполагаете вставить данные. Щелкните на кнопке Вставить панели инструментов Стандартная. Excel моментально скопирует данные во вторую рабочую книгу.
Перенос данных между рабочими книгами
Эта процедура аналогична копированию данных. Отличие заключается в использовании другой кнопки. Выделите данные в первой рабочей книге и щелкните на кнопке Вырезать панели инструментов Стандартная, чтобы извлечь данные. Перейдя в другую рабочую книгу, выделите нужную ячейку и щелкните на кнопке Вставить панели инструментов Стандартная. В результате Excel удалит данные из первой рабочей книги и вставит их во вторую.
Существует быстрый способ переноса данных рабочего листа (листов) между рабочими книгами. Он состоит в использовании метода "перетащить и опустить". Сначала откройте книги, задействованные в операции переноса данных. Выберите из меню Excel команду Окно/ Расположить. В открывшемся диалоговом окне Расположение окон выберите вариант рядом и щелкните на кнопке ОК. Вы должны видеть хотя бы небольшую часть окна каждой рабочей книги. Выделите ярлычок листа (листов), который вы хотите скопировать. Поместите указатель мыши поверх выделенного ярлычка листа, щелкните и, не отпуская кнопку мыши, перетащите ярлычок в окно другой рабочей книги. Когда вы отпустите кнопку мыши, лист будет "прописан" в новой (для него) рабочей книге.
Создание связей между рабочими листами и рабочими книгами.
Excel позволяет использовать в таблице данные с других листов и из других таблиц.
Связывание -- это процесс динамического обновления данных в рабочем листе на основании данных другого источника (рабочего листа или рабочей книги). Связанные данные отражают любые изменения, вносимые в исходные данные.
Связывание выполняется посредством специальных формул, которые содержат так называемые внешние ссылки. Внешняя ссылка может ссылаться на ячейку из другого рабочего листа той же рабочей книги или на ячейку любого другого рабочего листа любой другой рабочей книги. Например, связи между двумя листами достигается за счёт введения в один лист формулы связи со ссылкой на ячейку в другом листе.
Excel позволяет создавать связи с другими рабочими листами и другими рабочими книгами трех типов:
При работе с большим количеством данных и создании многочисленных paбочих листов для хранения этих данных возникают ситуации, когда формула на одном рабочем листе использует данные из другого рабочего листа. Такие формулы весьма полезны, поскольку избавляют вас от необходимости хранить избыточные данные на многих рабочих листах.
Чтобы сослаться на ячейку в другом рабочем листе, поставьте восклицательный знак между именем листа и именем ячейки. Синтаксис для этого типа формул выглядит следующим образом: =ЛИСТ!Ячейка. Если ваш лист имеет имя, то вместо обозначения лист используйте имя этого листа. Например, Отчет!B5.
Если имя содержит пробелы (например, Бюджет 99 ), то при создании ссылок на другие листы это имя необходимо заключать в одинарные кавычки.
Связывание нескольких рабочих листов
Часто встречаются ситуации, когда формула должна ссылаться на диапазон ячеек, включающий два или даже больше листов в рабочей книге. Обычно это происходит, когда создаются идентичные рабочие листы для распределения бюджета за разные периоды времени, для сведений о работе различных бригад или для сведений о продажах в различных регионах. У вас также могут быть разные рабочие листы, но их итоговые значения специально содержатся в ячейках с идентичными адресами. И все эти итоговые значения можно затем свести воедино для получения общего итога в одной формуле, содержащей ссылку на все эти листы и адреса ячеек.
В таких случаях Excel ссылается на диапазоны ячеек с помощью трехмерных ссылок. Трехмерная ссылка устанавливается путем включения диапазона листов (с указанием начального и конечного листа) и соответствующего диапазона ячеек. Например, формула, использующая трехмерную ссылку, которая включает листы от Лист1 до Лист5 и ячейки А4:А8, может иметь следующий вид: =SUM(ЛИСТ1:ЛИСТ5!А4:А8).
Трехмерные ссылки можно включить в формулу и другим способом. Для этого достаточно щелкнуть на рабочем листе, который нужно включить в формулу. Но сначала начните формулу в ячейке, где хотите получить результат. Когда дойдет черед до использования трехмерной ссылки, щелкните на ярлычке первого листа, подлежащего включению в ссылку, затем нажмите (и не отпускайте) клавишу
Связывание рабочих книг
При связывании рабочих книг используется ряд терминов, которые вам следует знать. Рабочая книга, содержащая формулу связывания, называется зависимой рабочей книгой, а рабочая книга, содержащая связываемые данные -- исходной рабочей книгой.
Связь между двумя файлами достигается за счет введения в один файл формулы связи со ссылкой на ячейку в другом файле, файл, который получает данные из другого, называется файлом назначения, а файл, который предоставляет данные, -- файлом-источником.
Как только связь устанавливается. Excel копирует величину из ячейки в файле-источнике в ячейку файла назначения. Величина в ячейке назначения автоматически обновляется.
При ссылке на ячейку, содержащуюся в другой рабочей книге, используется следующий синтаксис: [Книга]Лист!Ячейка. Вводя формулу связывания для ссылки на ссылку из другой рабочей книги, используйте имя этой книги, заключенное в квадратные скобки, за которыми без пробелов должно следовать имя рабочего листа, затем восклицательный знак (!), а после него -- адрес ячейки (ячеек). Например "C:Petrov[Журнал1.хls]Литература"!L3.
Обновление связей
Работая с несколькими рабочими книгами и формулам связывания, необходимо знать, как эти связи обновляются. Будут ли результаты формул обновляться автоматически, если изменить данные в ячейках, на которые есть ссылки в только в том случае, если открыты обе рабочие книги.
Если данные в исходной рабочей книге изменяются в тот момент, когда зависимая книга (которая содержит формулу связывания) закрыта, то связанные данные не обновляются немедленно. Открывая зависимую рабочую книгу следующий раз, Excel запросит от вас подтверждение на обновление данных. Чтобы обновить все связанные данные в рабочей книге, выберите ответ Да. Если у вас есть связи, которые обновляются вручную, или вы хотите сами обновить связи, выберите ответ Нет.
Для удаления листа выберите команду Удалить из контекстно-зависимого меню для ярлычков. Для удаления сразу нескольких рабочих листов предварительно выделите их при нажатой клавише Ctrl.
Проверьте:
· знаете ли вы, что такое: рабочая книга Excel; рабочий лист; правила записи формул для связи рабочих листов;
· умеете ли вы: вставлять рабочий лист; удалять; переименовывать; перемещать; копировать; открывать окна; закрывать; упорядочивать; осуществлять связь между листами одной и разных рабочих книг.
Лабораторная работа по Microsoft Excel.
Если нам нужно, чтобы автоматически данные из одной таблице Excel переносились в другую
, нужно связать эти таблицы. Есть несколько способов, как связать данные двух таблиц в Excel. Один способ -
с помощью формулы, смотрите в статье «Как связать таблицы в Excel ».
Здесь рассмотрим, как связать две таблицы в разных книгах Excel
, с помощью установки связи между таблицами. Когда все настроим, то достаточно открыть одну таблицу, чтобы данные перенеслись в эту таблицу из другой таблицы. Не нужно открывать все книги, чтобы связь работала. Она будет работать с одной открытой книгой.
Итак, у нас есть две книги Excel – Книга1 и Книга2. В Книге1 есть такая таблица, уже заполненная. Таблица1.
Внимание!
Если в таблице есть объединенные ячейки, то в них связь не будет работать или будет сбиваться.
В Книге2 делаем такую же таблицу, но не заполняем ее.
Внимание!
